Comparación entre las firmas electrónicas y las firmas manuscritas

Resumen de los puntos clave: en la mayoría de los procesos empresariales, la firma electrónica tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita, es más rápida de procesar y más económica de gestionar. Sin embargo, cuando la ley exige la forma escrita —por ejemplo, en el caso de los contratos de alquiler a plazo fijo de más de un año—, sigue siendo necesaria una firma electrónica cualificada o una firma manuscrita. Para determinados documentos, como las garantías prestadas por particulares, el formato electrónico queda incluso totalmente excluido. La siguiente comparación muestra dónde se encuentran realmente las diferencias en la práctica.

Las firmas autógrafas se consideran tradicionalmente una prueba fiable de la intención de una persona de celebrar un contrato.

1. En la actualidad, las firmas electrónicas se consideran, en gran medida, equivalentes a estas últimas a efectos del Reglamento eIDAS.
2. Una firma electrónica cualificada (QES) cumple plenamente el requisito de la forma escrita con arreglo al artículo 126a del Código Civil alemán (BGB) y, además, da lugar a una presunción de prueba con arreglo al artículo 25, apartado 2, del Reglamento eIDAS. Esto significa que, en caso de controversia, la firma se considera inicialmente auténtica y corresponde a la parte contraria demostrar lo contrario.
3. Una firma electrónica avanzada (AES), como la generada por una tableta de firma de signotec, es suficiente para todos los contratos que no exijan por ley la forma escrita; en otras palabras, para la inmensa mayoría de las transacciones comerciales cotidianas.

Con un poco de práctica, una firma manuscrita en papel puede falsificarse y, en caso de controversia, su autenticidad suele tener que verificarse mediante costosos análisis grafológicos. Las firmas electrónicas con captura biométrica, en cambio, registran características individuales como la presión, la velocidad de escritura, el tiempo y la aceleración, que son mucho más difíciles de falsificar que el simple aspecto de la caligrafía. Además, el documento se sella con una firma criptográfica basada en un certificado, de modo que cualquier alteración posterior se detecta de inmediato —un mecanismo de protección que el papel, sencillamente, no puede ofrecer—.

La diferencia práctica más significativa radica en el flujo de trabajo. Un contrato en papel requiere las fases de impresión, envío, firma, devolución, escaneo y archivo, un proceso que puede llevar varios días, dependiendo de los plazos de entrega postal. Los documentos firmados electrónicamente, en cambio, están listos para su formalización en pocos minutos, independientemente de la ubicación de los firmantes. Para las empresas con un elevado volumen de contratos, esto supone una reducción significativa de los tiempos de tramitación y una contabilización más rápida de los ingresos.

Los procesos en papel conllevan costes recurrentes de impresión, gastos de envío, tóner y archivo físico, que se eliminan con las firmas digitales. Por otra parte, se prevén inversiones puntuales en tabletas de firma o licencias de software, así como, en su caso, costes recurrentes por los certificados QES correspondientes a cada transacción. En el caso de volúmenes de firmas medio-altos, la inversión en soluciones de firma digital suele amortizarse en pocos meses, ya que los costes de envío, personal y archivo, en particular, se reducen de forma permanente.

Cada impresión en papel que se evita no solo reduce los costes, sino también la huella de carbono de una empresa. Al eliminar la necesidad de recurrir a los envíos postales, también se reducen las emisiones de CO₂ relacionadas con el transporte. Para las empresas obligadas a publicar informes de sostenibilidad o que tienen objetivos ESG, el paso a las firmas electrónicas supone, por tanto, también una contribución cuantificable a la reducción de su huella de carbono.

A pesar de todas estas ventajas, en determinados casos la firma manuscrita —o, al menos, una firma electrónica cualificada— sigue siendo un requisito legal. En el caso de los contratos de arrendamiento de duración determinada superiores a un año, el artículo 550 del Código Civil alemán (BGB) exige la forma escrita, que solo puede cumplirse electrónicamente mediante una firma electrónica cualificada (QES). Lo mismo se aplica a los contratos de crédito al consumo con arreglo al artículo 492 del Código Civil alemán (BGB) y a determinados contratos de trabajo de duración determinada con arreglo al artículo 14, apartado 4, de la Ley sobre el trabajo a tiempo parcial y de duración determinada. En algunos casos, la forma electrónica queda incluso totalmente excluida: según el artículo 766, segunda frase, del Código Civil alemán (BGB), una declaración de garantía por parte de un particular debe firmarse a mano en papel; en este caso, ni siquiera basta con una firma electrónica cualificada (QES). Por lo tanto, las empresas deberían comprobar qué tipos de documentos se ven afectados antes de digitalizar por completo sus procesos de firma y planificar en consecuencia el uso de los procedimientos con firma electrónica cualificada (QES) o seguir utilizando el papel para estos casos concretos.

¿Es una firma electrónica tan segura como una firma manuscrita?

En muchos aspectos, es incluso más segura, ya que las características biométricas y el cifrado del documento ofrecen una protección adicional contra la falsificación que el papel no puede garantizar.

¿Pueden los clientes negarse a utilizar una firma electrónica?

Sí, siempre que no exista ninguna obligación legal de utilizar firmas electrónicas, por lo general sigue siendo posible firmar en papel.

De media, ¿cuánto tiempo se ahorra al pasar a las firmas electrónicas?

Dependiendo del proceso inicial, los tiempos de tramitación para la firma de contratos suelen reducirse de varios días a unos pocos minutos.

¿Cuál es la inversión necesaria para empezar?

Para la mayoría de los casos de uso, basta con una tableta para firmar y una licencia de software; la integración completa en el sistema es opcional y depende del sector.

¿El cambio cumple con el RGPD?

Sí, siempre que la solución utilizada incorpore cifrado, controles de acceso y políticas de supresión de datos de conformidad con los requisitos del RGPD; las soluciones de signotec están diseñadas precisamente para este fin.

En la inmensa mayoría de los procesos empresariales, las firmas electrónicas son ya equiparables, si no incluso superiores, a las firmas manuscritas: más rápidas, más económicas y, en muchos aspectos, más seguras. Solo cuando exista una obligación legal de presentar un documento por escrito es necesaria una forma de firma de mayor nivel, y solo en contados casos excepcionales queda totalmente excluida la firma electrónica. Por lo tanto, las empresas no deberían adoptar un enfoque único para todos, sino seleccionar el nivel de firma adecuado en función del tipo de documento y cubrir de manera flexible ambos escenarios con las soluciones de signotec.