Firma móvil sobre el terreno: agilizar los trámites de firma in situ

Resumen de los puntos clave: con las soluciones de firma móvil de signotec, las firmas se pueden capturar directamente en las instalaciones del cliente, cumpliendo plenamente con la normativa, mediante captura biométrica y sin interrumpir en absoluto el flujo de trabajo en papel. Además de la propia caligrafía, el sistema registra también la presión, la velocidad y el ritmo de escritura, cumpliendo así los requisitos para una firma electrónica avanzada (FES) según el Reglamento eIDAS. Para el personal de campo, las operaciones de entrega y los servicios móviles, esto elimina todo el proceso relacionado con el papel, los escáneres y los archivadores.

Cualquiera que siga acudiendo a las visitas con un bloc de notas y un bolígrafo sufre una pérdida en varios aspectos: en términos de tiempo, ya que los documentos firmados deben escanearse, archivarse e introducirse en el sistema; y en términos de seguridad jurídica, ya que las firmas en papel son más difíciles de verificar en caso de controversia que las obtenidas digitalmente. Hay un tercer aspecto especialmente relevante: los documentos en papel se pierden o se devuelven demasiado tarde. Un informe de servicio que no llega a la empresa a tiempo no se facturará, y esto tiene un impacto directo en el flujo de caja. A esto se suman las discrepancias en los datos entre los sistemas de archivo en papel y los sistemas CRM o ERP digitales, que generan fuentes de error y aumentan el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos. Sobre todo en sectores con un elevado volumen de contratos in situ —logística, personal de campo en el sector de los seguros, oficios especializados, servicios de asistencia—, esta carga de trabajo adicional se traduce rápidamente en costes significativos.

Para signotec, la firma móvil es, ante todo, una solución de software: el cliente firma directamente en la pantalla de un portátil o de un dispositivo móvil, mientras que el software registra simultáneamente datos biométricos como la presión, la velocidad de escritura y el ritmo de escritura. Cuando se requiere un registro especialmente preciso, el personal de campo y de asistencia dispone además de una tableta compacta para firmas de signotec, como el modelo Sigma, que se conecta al ordenador portátil mediante USB. Los datos biométricos capturados se cifran y se incorporan al archivo PDF junto con una firma criptográfica a prueba de manipulaciones: esto garantiza que cualquier modificación posterior del documento sea detectable. El software gestiona todo el proceso, desde la visualización del documento y la captura de la firma hasta el archivo automático.

Aplicaciones para la firma móvil

En el sector de la logística y los envíos, los albaranes de entrega y los recibos de entrega pueden firmarse directamente en el vehículo, lo que elimina la necesidad de documentos en papel. En el sector de los seguros, los contratos y las reclamaciones de siniestros se documentan in situ de conformidad con la normativa. Los artesanos y los servicios de mantenimiento pueden hacer que se firmen los albaranes de entrega y los informes de intervención inmediatamente al finalizar un trabajo. En los sectores sanitario y asistencial, los formularios de consentimiento y los historiales clínicos se recogen sobre la marcha y se archivan de conformidad con el RGPD. Y en los servicios de asesoramiento bancario móvil, las aperturas de cuentas y los informes de asesoramiento pueden formalizarse directamente durante la cita con el cliente.

La autenticación biométrica transforma una firma realizada a través de un dispositivo móvil en una firma electrónica avanzada según lo establecido en el Reglamento eIDAS. Esto significa que: puede atribuirse de forma unívoca a una persona concreta; cualquier modificación posterior de los documentos puede detectarse mediante la firma criptográfica; y, para la gran mayoría de los procesos empresariales que no están sujetos a requisitos formales establecidos por la ley, este nivel de seguridad es suficiente. Si para determinadas transacciones se requiere una firma electrónica cualificada, el proceso puede ampliarse utilizando signoSign/Universal a través de una conexión con un proveedor externo de servicios de confianza.

Integración en los sistemas existentes

Las soluciones de signotec se integran en los sistemas CRM, ERP y de gestión de mercancías existentes a través de interfaces abiertas (sistema de archivos, SDK, API REST). De este modo, los documentos firmados pueden asignarse automáticamente a la ficha del cliente o a la transacción correspondiente sin ninguna interrupción manual del flujo de trabajo. Para los entornos Windows Terminal Server y Citrix, signotec ofrece también soluciones documentadas de reenvío por USB para garantizar que la tableta de firma funcione de forma fiable incluso en entornos con estaciones de trabajo virtualizadas.

Ventajas de las tabletas de firma para el personal sobre el terreno

La firma móvil elimina la necesidad de pasar de los sistemas en papel a los digitales y hace que los documentos firmados estén disponibles de inmediato en los sistemas posteriores. La firma se captura de forma biométrica y cumple con la normativa eIDAS; los procesos de cierre en las instalaciones del cliente se agilizan y la carga de trabajo asociada a la gestión del papel y al archivo se reduce considerablemente. Dado que los documentos ya no se pierden ni se devuelven con retraso, la facturación de los servicios también puede realizarse de forma más rápida y fiable.

¿Es necesaria una conexión a Internet para la firma móvil?

La captura de la firma funciona sin conexión. Solo se necesita una conexión para la transmisión a sistemas externos, como DMS o ERP.

¿Es admisible ante un tribunal una firma capturada en un dispositivo móvil?

Sí, al tratarse de una firma electrónica avanzada con captura biométrica y sellado criptográfico, tiene un valor probatorio significativamente mayor que una firma escaneada.

¿Qué sistemas operativos son compatibles con las firmas móviles?

Las tabletas para firmas de signotec son compatibles actualmente con Windows y Linux. Para iOS y Android, signotec no ofrece una tableta, sino una solución puramente de software para la captura de firmas móviles.

¿Cuánto tiempo se tarda en implementarla en una empresa?

Dependiendo del entorno informático y del ámbito de integración, suele tardar entre unos días y unas semanas, incluida la formación del personal sobre el terreno.

¿Es posible capturar varias firmas por documento en un dispositivo móvil?

Sí, las soluciones de signotec admiten varias firmas, por ejemplo, cuando un cliente y un empleado deben firmar conjuntamente un documento.

La firma digital agiliza los trámites de firma sobre el terreno, los hace más eficientes al prescindir del soporte en papel y garantiza su conformidad con la ley, todo al mismo tiempo. Las empresas con un elevado volumen de contratos que deben formalizarse in situ no solo ahorran tiempo en las tareas de seguimiento, sino que también reducen las fuentes de error provocadas por la discontinuidad de los soportes y la pérdida de documentos. Para cualquiera que desee digitalizar sus operaciones de asistencia sobre el terreno, la firma digital es uno de los primeros pasos más eficaces.