Firma móvil sobre el terreno: agilizar los trámites de firma in situ

Resumen de los puntos clave: gracias a las soluciones de firma móvil de signotec, las firmas pueden capturarse directamente en las instalaciones del cliente, cumpliendo con la normativa vigente, mediante captura biométrica y sin interrumpir en absoluto el flujo de trabajo en papel. Además de la propia caligrafía, el sistema registra también la presión, la velocidad y el ritmo de escritura, cumpliendo así los requisitos para una firma electrónica avanzada (AES) según el Reglamento eIDAS. Para el personal de campo, las operaciones de entrega y los servicios móviles, esto elimina todo el proceso que implica el uso de papel, escáneres y archivadores.

Cualquiera que hoy en día siga visitando a los clientes con un bloc de notas y un bolígrafo sufre una doble pérdida: en términos de tiempo, porque los documentos firmados deben escanearse, archivarse e introducirse en el sistema posteriormente; y en términos de seguridad jurídica, ya que las firmas en papel son más difíciles de verificar en caso de controversia que las obtenidas digitalmente. Hay un tercer aspecto especialmente relevante: los documentos en papel se pierden o se devuelven demasiado tarde. Un informe de servicio que no llega a tiempo a la empresa no se puede facturar, lo que repercute directamente en el flujo de caja. A esto se suman las discrepancias en los datos entre el archivo en papel y los sistemas CRM o ERP digitales, lo que genera fuentes de error y aumenta el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos. Sobre todo en los sectores con un elevado volumen de contratos in situ —logística, personal de campo en el sector de los seguros, oficios especializados, servicios de asistencia—, esta carga de trabajo adicional se traduce rápidamente en costes significativos.

Para signotec, la firma móvil es, ante todo, una solución de software: el cliente firma directamente en la pantalla de un ordenador portátil o de un dispositivo móvil, mientras que el software registra simultáneamente datos biométricos como la presión, la velocidad de escritura y el ritmo de escritura. Cuando se requiere un registro especialmente preciso, el personal de campo y el de asistencia técnica también dispone de una tableta compacta para firmas de signotec, como el modelo Sigma, que se conecta al portátil mediante USB. Los datos biométricos capturados se cifran y se incorporan al archivo PDF junto con una firma criptográfica a prueba de manipulaciones, lo que garantiza que cualquier modificación posterior del documento sea detectable. El software gestiona todo el proceso, desde la visualización del documento y la captura de la firma hasta el archivo automático.

Aplicaciones para la firma móvil

En el sector de la logística y los envíos, los albaranes de entrega y los recibos de entrega pueden firmarse directamente en el vehículo, lo que elimina la necesidad de documentos en papel. En el sector de los seguros, la formalización de contratos y las reclamaciones por siniestros se documentan in situ, cumpliendo con la normativa vigente. Los artesanos y los servicios de mantenimiento pueden hacer que se firmen los albaranes de entrega y los informes de intervención inmediatamente al finalizar un trabajo. En los sectores sanitario y asistencial, los formularios de consentimiento y los historiales clínicos se registran de forma móvil y se archivan de conformidad con el RGPD. Y en los servicios de asesoramiento bancario móvil, las aperturas de cuentas y las actas de asesoramiento pueden formalizarse directamente durante la cita con el cliente.

La captura biométrica transforma una firma realizada a través de un dispositivo móvil en una firma electrónica avanzada según lo establecido en el Reglamento eIDAS. Esto significa que: puede atribuirse de forma unívoca a una persona; cualquier alteración posterior de los documentos puede detectarse mediante la firma criptográfica; y para la gran mayoría de los procesos empresariales que no están sujetos a requisitos formales previstos por la ley, este nivel de seguridad es suficiente. Si para transacciones específicas se requiere una firma electrónica cualificada, el proceso puede ampliarse utilizando signoSign/Universal a través de una conexión con un proveedor de servicios de confianza externo.

Integración en los sistemas existentes

Las soluciones de signotec se integran en los sistemas CRM, ERP y de gestión de mercancías existentes a través de interfaces abiertas (sistema de archivos, SDK, API REST). De este modo, los documentos firmados pueden asignarse automáticamente al cliente o a la transacción correctos sin ninguna interrupción manual del flujo de trabajo. Para los entornos Windows Terminal Server y Citrix, signotec también ofrece soluciones documentadas de «pass-through» USB para garantizar que la tableta de firma funcione de forma fiable incluso en entornos de estaciones de trabajo virtualizadas.

Ventajas de las tabletas de firma para el personal de campo

La firma móvil evita la discontinuidad entre los sistemas en papel y los digitales, y hace que los documentos firmados estén disponibles de inmediato en los sistemas posteriores. La firma se captura de forma biométrica y cumple con la Directiva eIDAS; los procesos de cierre en las instalaciones del cliente se agilizan y la carga de trabajo asociada a la gestión del papel y al archivo se reduce considerablemente. Dado que los documentos ya no se pierden ni se devuelven con retraso, la facturación de los servicios también puede realizarse de forma más rápida y fiable.

¿Es necesaria una conexión a Internet para firmar desde un dispositivo móvil?

La captura de la firma funciona sin conexión. Solo se necesita conexión para la transmisión a sistemas externos, como un DMS o un ERP.

¿Una firma capturada en un dispositivo móvil tiene validez ante un tribunal?

Sí, al tratarse de una firma electrónica avanzada con captura biométrica y sellado criptográfico, tiene un valor probatorio significativamente mayor que una firma escaneada.

¿Qué sistemas operativos son compatibles con las firmas móviles?

Las tabletas de firma de signotec son compatibles actualmente con Windows y Linux. Para iOS y Android, signotec no ofrece una tableta, sino una solución exclusivamente de software para la captura de firmas móviles.

¿Cuánto tiempo se tarda en implantarla en una empresa?

Dependiendo del entorno de sistemas y del alcance de la integración, suele llevar entre unos días y unas semanas, incluida la formación del personal sobre el terreno.

¿Es posible capturar varias firmas por documento en un dispositivo móvil?

Sí, las soluciones de signotec admiten varias firmas, por ejemplo, cuando un cliente y un empleado deben firmar conjuntamente un documento.

La firma digital agiliza los trámites de firma para el personal sobre el terreno, los hace más eficientes al prescindir del papel y garantiza su conformidad con la ley, todo ello en un único proceso. Las empresas con un elevado volumen de contratos formalizados sobre el terreno no solo ahorran tiempo en las tareas de seguimiento, sino que también reducen las fuentes de error provocadas por la pérdida de documentos en papel y el extravío de documentos. Para cualquiera que desee digitalizar sus operaciones sobre el terreno, la firma digital representa uno de los primeros pasos más eficaces.