Firmar contratos digitalmente en Alemania: validez jurídica y práctica

En Alemania, por regla general, los contratos pueden firmarse sin requisitos de forma y, por lo tanto, también de forma digital. Para la gran mayoría de los contratos comerciales basta con una firma electrónica avanzada (FEA), que puede generarse con las soluciones de signotec. Solo en los casos en que la ley exija expresamente la forma escrita, como en los contratos de trabajo de duración determinada o los préstamos al consumo, es necesaria una firma electrónica cualificada (QES). Solo algunas declaraciones concretas, como las rescisiones o los avales privados, quedan totalmente excluidas de la forma electrónica.

Un contrato firmado digitalmente se gestiona sin necesidad de imprimirlo, enviarlo ni escanearlo de vuelta; a menudo, en cuestión de minutos en lugar de días. Los equipos de RR. HH. envían los contratos de trabajo directamente desde el sistema de gestión de candidatos; los departamentos de ventas y compras formalizan los contratos marco durante la misma reunión; y el departamento de logística confirma los albaranes de entrega al instante en el terminal. El efecto económico: plazos de tramitación más cortos, menos discontinuidades en los procesos y una documentación completa sobre quién ha firmado qué documento y cuándo.

Sí, siempre que no se pase por alto ningún requisito legal de forma escrita. La mayoría de los contratos se rigen por la libertad de forma: un contrato se perfecciona mediante declaraciones de voluntad coincidentes, independientemente del medio elegido. Además, según el artículo 25 del Reglamento eIDAS, no se puede negar la validez jurídica de una firma electrónica por el mero hecho de que sea electrónica. Por lo tanto, lo decisivo no es si firma digitalmente, sino el nivel de firma que utilice.

El Reglamento eIDAS distingue tres niveles: la firma electrónica simple (FES), la firma electrónica avanzada (FEA) y la firma electrónica cualificada (QES). Solo la QES tiene la misma validez jurídica que la firma manuscrita y puede sustituir a la forma escrita exigida por la ley, siempre que la forma electrónica sea admisible en ese caso. Por ejemplo, para ofertas, contratos de compraventa, contratos marco, albaranes y la mayoría de los contratos de trabajo y anexos con arreglo a la ley alemana sobre la documentación de las condiciones de trabajo (NachwG), basta con una FEA registrada biométricamente. Por el contrario, la QES es necesaria cuando la ley exige expresamente la forma escrita, como en el caso de los contratos de trabajo de duración determinada según el artículo 14, apartado 4, de la TzBfG o en los contratos de crédito al consumo según el artículo 492 del BGB. Para los contratos de alquiler de viviendas con una duración superior a un año, el artículo 550 del Código Civil alemán (BGB) exige la forma escrita; en caso de falta de forma, se considerarán celebrados por tiempo indefinido. Para los contratos de alquiler comerciales, basta con la forma de texto, según el artículo 578 del BGB. En cualquier caso, se mantienen dos excepciones: la rescisión de una relación laboral con arreglo al artículo 623 del BGB debe seguir realizándose de forma manuscrita; en este caso, la forma electrónica queda totalmente excluida. Lo mismo se aplica a la declaración de fianza de un particular con arreglo al artículo 766, frase 2, del Código Civil alemán (BGB). El artículo «Comparativa de los niveles de firma: firma electrónica simple, avanzada y cualificada» ofrece una visión general completa con todos los niveles de firma.

signotec cubre ambas modalidades de firma. Para los procesos FEA locales en el puesto de trabajo, por ejemplo, al formalizar un contrato en recepción o en la oficina de RR. HH., se utiliza signoSign/2 en combinación con una tableta de firma de signotec: El firmante firma en la tableta; el software registra la intensidad de la presión, la velocidad, el tiempo y la aceleración, y vincula la firma al documento mediante un proceso criptográfico. Para la formalización de contratos desde cualquier lugar y para los contratos que requieran una firma electrónica cualificada (QES), utilice signoSign/Universal: La otra parte del contrato recibe un enlace, se identifica según los requisitos y firma en el navegador; solo para la QES, el software integra además un proveedor de servicios de confianza cualificado; para una FEA remota sencilla, esto no es necesario. En la guía de compra «Tableta de firmas para empresas» se indica qué modelo de tableta es el más adecuado para la firma de contratos in situ.

• RR. HH.: Los contratos de trabajo indefinidos, los acuerdos complementarios y los documentos de incorporación pueden formalizarse mediante FEA; los contratos de trabajo de duración determinada requieren QES, mientras que las rescisiones quedan excluidas del formato electrónico.

¿Es un contrato firmado digitalmente ejecutable ante los tribunales?

Sí. Según el artículo 25 del Reglamento eIDAS, una firma electrónica no puede ser rechazada como prueba únicamente por su formato electrónico. En caso de litigio, lo determinante es el nivel de firma alcanzado.

¿Es suficiente una firma electrónica simple para un contrato?

Para los trámites sin requisitos de forma, puede bastar una firma electrónica simple, aunque tiene un valor probatorio limitado. Para la mayoría de los contratos comerciales, se recomienda, como mínimo, una firma electrónica avanzada (FEA).

¿Cuándo es imprescindible una firma electrónica cualificada (QES) para un contrato?

Cuando la ley exija expresamente la forma escrita y permita la forma electrónica, como en el caso de los contratos de trabajo de duración determinada según el artículo 14, apartado 4, de la TzBfG o de los préstamos al consumo. En el caso de los contratos de alquiler de vivienda a largo plazo, el artículo 550 del Código Civil alemán (BGB) regula las consecuencias de un defecto de forma; para los contratos de alquiler comerciales basta con la forma de texto.

¿Puedo firmar digitalmente una rescisión?

No. La rescisión de una relación laboral con arreglo al artículo 623 del Código Civil alemán (BGB) requiere obligatoriamente la firma manuscrita; en este caso, queda excluida la forma electrónica.

¿Cuánto tiempo se tarda en implantar un proceso de firma digital?

Con signoSign/2 y una tableta de firma, un proceso FEA local suele estar operativo en pocos días. Para los procesos de firma a distancia, signoSign/Universal está listo para su uso sin requisitos adicionales; solo si se necesita además una firma electrónica cualificada (QES), es necesario conectar un proveedor de servicios de confianza cualificado.

En la mayoría de los procesos empresariales, la firma digital de contratos ya es legalmente válida mediante una firma electrónica avanzada. Es fundamental comprobar previamente si existe un requisito legal de forma escrita y, a continuación, seleccionar el nivel de firma adecuado. Con signoSign/2, signoSign/Universal y las tabletas de firma adecuadas, signotec ofrece todos los elementos necesarios para formalizar contratos, por ejemplo, en ámbitos como RR. HH., ventas y compras, con total seguridad jurídica y sin papel.