Contratos de trabajo digitales en Alemania: forma y niveles de firma

• Un contrato de trabajo no tiene, en principio, requisitos de forma y, por lo tanto, también puede celebrarse por vía electrónica.
• En el caso de los contratos de duración determinada, el artículo 14, apartado 4, de la TzBfG exige la forma escrita; en este caso, basta con la firma electrónica cualificada (QES) según el Reglamento eIDAS.
• Desde el 1 de enero de 2025, los empleadores pueden cumplir la obligación de documentación prevista en la Ley de Documentación (NachwG) de forma electrónica y por escrito en la mayoría de los sectores.
• En el caso de los contratos indefinidos y los acuerdos complementarios, a menudo basta con una firma electrónica simple o avanzada.

Quien desee firmar digitalmente un contrato de trabajo debe responder, ante todo, a una pregunta: ¿el contrato es de duración determinada o indefinida? En Alemania, para los contratos indefinidos se aplica el principio de libertad de forma. Por lo tanto, un contrato de trabajo puede celebrarse verbalmente, por escrito o por vía electrónica. En cambio, en el caso de los contratos de duración determinada, la ley exige expresamente la forma escrita. Esta diferencia determina qué nivel de firma debe utilizarse en el proceso.

Un contrato de trabajo indefinido es válido desde el punto de vista jurídico incluso sin firma, siempre que ambas partes se pongan de acuerdo sobre los puntos esenciales. En la práctica, sin embargo, las empresas exigen la firma para documentar de forma fehaciente el acuerdo sobre el salario, el ámbito de responsabilidades y las cláusulas adicionales. A efectos de esta prueba, suele bastar con una firma electrónica avanzada, por ejemplo, en una tableta de firmas de signotec junto con un software de firma de PDF como signoSign/2. En cambio, para el acuerdo de duración determinada se aplica un requisito más estricto: debe constar por escrito o, si se admite la forma electrónica, mediante una firma electrónica cualificada (QES). Los contratos de formación profesional pueden redactarse en forma de texto y transmitirse electrónicamente, según el artículo 11 de la Ley alemana de formación profesional (BBiG); para ello no se exige de forma general una firma electrónica cualificada (QES).

Independientemente del propio contrato, la Ley de Justificación (NachwG) obliga a los empleadores a consignar por escrito las condiciones laborales esenciales y a entregarlas al trabajador. Con la Cuarta Ley de Reducción de la Burocracia, desde el 1 de enero de 2025 se aplica una simplificación: los empleadores pueden facilitar este documento en formato electrónico, siempre que el trabajador pueda acceder a él, guardarlo e imprimirlo, y se confirme su recepción. Quedan excluidos los sectores con un mayor riesgo de abuso, según el artículo 2, apartado 1, de la NachwG, en relación con el artículo 2a, apartado 1, de la SchwarzArbG, como la construcción, la hostelería, el transporte, la limpieza de edificios y la industria cárnica; en ellos sigue siendo obligatorio el formato en papel. Las empresas de estos sectores deberían considerar la obligación de presentar el justificante como algo independiente de la firma propiamente dicha del contrato.

En cuanto a la duración determinada en sí, el artículo 14, apartado 4, de la TzBfG, en relación con el artículo 126 del BGB, exige la forma escrita. Según el artículo 126a del Código Civil alemán (BGB), la forma escrita puede sustituirse por la forma electrónica, siempre que ambas partes del contrato firmen con una firma electrónica cualificada (QES) conforme al Reglamento eIDAS. Una firma en una tableta de firma o una firma escaneada no es suficiente para ello y, en caso de litigio, puede dar lugar a que la duración determinada sea nula y se genere una relación laboral indefinida. Por lo tanto, quien desee gestionar digitalmente contratos de duración determinada debería recurrir sistemáticamente a la QES, por ejemplo, mediante una conexión con un proveedor de servicios de confianza cualificado en signoSign/Universal.

En la práctica, para los acuerdos complementarios, las confirmaciones internas y la aceptación de directrices basta con una firma electrónica simple, ya que no existe ningún requisito legal de forma para ello. Por el contrario, los contratos de trabajo indefinidos, los acuerdos de modificación y la documentación prevista en la ley alemana sobre las condiciones de trabajo (Nachweisgesetz) deben firmarse con una firma electrónica avanzada, de modo que, en caso de litigio, la firma pueda atribuirse inequívocamente a una persona. Por el contrario, para el acuerdo de duración determinada de un contrato de trabajo de duración determinada se requiere una firma electrónica cualificada (QES) si se pretende sustituir la forma escrita exigida por la ley por la forma electrónica. En el caso de los contratos de formación profesional, según el artículo 11 de la Ley de Formación Profesional (BBiG), basta con la forma de texto; no es necesaria, en general, una firma electrónica cualificada (QES). Otras cláusulas con requisitos de forma específicos, como una cláusula de no competencia posterior al contrato conforme al artículo 74 del Código Mercantil alemán (HGB), deben analizarse caso por caso en función del documento concreto. Esta clasificación no sustituye a un análisis jurídico concreto de cada caso.

Para la cita presencial en la oficina de personal, signoSign/2 captura la firma directamente en una tableta de firmas signotec y la incorpora al documento PDF de forma que pueda verificarse biométricamente. Para la formalización desde cualquier lugar —por ejemplo, cuando los nuevos empleados firman el contrato desde casa—, signoSign/Universal se encarga de la firma a distancia basada en navegador, incluida la conexión con un proveedor de servicios de confianza para la firma electrónica cualificada (QES) en el caso de los contratos de duración determinada. Ambas opciones pueden integrarse en el mismo proceso de aprobación, de modo que los departamentos de recursos humanos no tengan que cambiar entre dos sistemas.

¿Es suficiente una simple firma electrónica para un contrato de trabajo indefinido?

Sí, desde el punto de vista jurídico, el contrato de trabajo indefinido no está sujeto a requisitos de forma. No obstante, a efectos de la obligación de acreditación prevista en la Ley de Acreditación, se recomienda, como mínimo, una firma electrónica avanzada para demostrar sin lugar a dudas la atribución a la persona firmante.

¿Qué ocurre si un contrato de duración determinada solo se firma electrónicamente de forma simple?

Si no se cuenta con la firma electrónica cualificada necesaria, la duración determinada puede ser nula. En ese caso, el contrato de trabajo se considerará celebrado por tiempo indefinido.

¿Se aplica la flexibilización de la Ley de Justificantes a todos los sectores?

No. Quedan excluidos los sectores con un mayor riesgo de abuso, según el artículo 2, apartado 1, de la Ley de Pruebas (NachwG), en relación con el artículo 2a, apartado 1, de la Ley contra el Trabajo Ilegal (SchwarzArbG), como la construcción y la hostelería, que siguen requiriendo el formato en papel.

¿Es necesaria una firma electrónica cualificada (QES) para un contrato de formación profesional?

No. El artículo 11 de la Ley de Formación Profesional (BBiG) exige la forma escrita para la redacción del contrato. En caso de transmisión electrónica, el destinatario debe poder guardar e imprimir el documento; además, debe acreditarse la recepción.

¿Puede acordarse electrónicamente una cláusula de no competencia posterior al contrato?

El artículo 74 del Código Mercantil alemán (HGB) exige la forma escrita y la entrega de un documento firmado por el empresario. Si se pretende sustituir la forma escrita por la electrónica y ello está permitido en el caso concreto, debe respetarse la forma electrónica según el artículo 126a del Código Civil alemán (BGB). Esto debería verificarse previamente desde el punto de vista del Derecho laboral.

¿Debe el trabajador dar su consentimiento a la prueba electrónica?

El empresario debe asegurarse de que el trabajador pueda recibir, guardar e imprimir la prueba electrónica, y debe obtener la confirmación de su recepción.

La posibilidad de firmar digitalmente un contrato de trabajo no depende del deseo de prescindir del papel, sino del tipo de contrato. Los contratos indefinidos pueden tramitarse fácilmente por vía electrónica, mientras que los contratos de duración determinada requieren obligatoriamente una firma electrónica cualificada. Con signoSign/2, para las citas presenciales con el dispositivo de firma, y signoSign/Universal, para la firma a distancia, signotec cubre ambos casos en un único flujo de trabajo. Póngase en contacto con nuestro equipo para configurar el proceso de firma más adecuado para su departamento de recursos humanos.