Crear una firma: cómo crear una firma digital que cumpla con los requisitos legales

Una firma electrónica se puede generar con una tableta de firma, en un dispositivo móvil o mediante una solución de software. Para su validez jurídica, es determinante el nivel de firma alcanzado según el Reglamento eIDAS: simple (EES), avanzada (FES) o cualificada (QES). Para muchos procesos comerciales sin requisitos de forma, basta con una FES. Si es necesario sustituir la forma escrita exigida por la ley por la forma electrónica, se requiere una QES, siempre que no se haya excluido la forma electrónica.

La opción más adecuada depende del documento, el lugar de uso y el método de identificación deseado. Para ello, signotec ofrece tabletas de firma y software para procesos locales y basados en navegador.

Quien desee crear una firma digital puede referirse a una imagen de la firma manuscrita o a la firma electrónica de un documento. Una imagen de firma insertada constituye una firma electrónica simple (EES). Para la atribución a una persona y la acreditación de que el documento no ha sido alterado, se requieren procedimientos técnicos adicionales.

«Firma electrónica» es el término jurídico según el Reglamento eIDAS. «Firma digital», en sentido estricto, se refiere al procedimiento criptográfico. En el día a día, ambos términos se utilizan a menudo de forma similar. La comparación de los niveles de firma ofrece una visión general de los niveles jurídicos.

Para firmar en el lugar de trabajo o en el punto de venta, una tableta de firma de signotec es una solución práctica. El sensor registra, entre otros datos, la intensidad de la presión, la velocidad de escritura, el tiempo y la aceleración. El software cifra los datos biométricos y los vincula al documento. Una firma criptográfica permite detectar cualquier modificación posterior en el PDF.

La guía de compra «Tabletas de firma para empresas» indica qué tableta se adapta mejor al lugar de uso y a las necesidades de visualización. Una vez publicada, se incluirá aquí el enlace correspondiente.

Durante los desplazamientos, la firma se puede capturar directamente en la pantalla de un dispositivo móvil compatible. El software utilizado determina qué características se registran y cómo se vinculan al documento. En iOS y Android, signotec utiliza la aplicación signoSign para iOS/Android, que captura la firma con el dedo o un lápiz óptico en la pantalla.

Si además se necesita una tableta, se puede utilizar un signotec Sigma compacto junto con un ordenador portátil. De este modo, se evita la impresión, el escaneo y el posterior transporte de documentos en papel.

Con signoSign/2, el software de escritorio de signotec, se pueden implementar procesos de firma locales en el puesto de trabajo. Para las firmas basadas en navegador, ya sea in situ o a distancia, se utiliza signoSign/Universal: la persona que firma recibe un enlace y firma en el navegador.

Es posible utilizar una firma electrónica cualificada (FEC) si se dispone de la licencia correspondiente y se cuenta con un proveedor de servicios de confianza cualificado conectado al sistema. El proveedor se encarga de la identificación cualificada necesaria y de la emisión del certificado. Para una firma a distancia sencilla, esta conexión no suele ser necesaria.

El Reglamento eIDAS distingue entre EES, FES y QES. Una EES puede ser suficiente para trámites sin requisitos de forma, pero suele tener un valor probatorio menor. Una FES debe estar claramente atribuida a la persona firmante y permitir detectar modificaciones posteriores en el documento firmado. La QES tiene el mismo valor jurídico que la firma manuscrita (art. 25, apartado 2, del Reglamento eIDAS).

La necesidad de una QES depende de los requisitos legales concretos en materia de forma. En algunos trámites, la forma electrónica queda expresamente excluida. Por lo tanto, elija el nivel de firma en función del documento y del riesgo. Los fundamentos de eIDAS y la comparación de niveles permiten profundizar en la clasificación jurídica.

¿Cómo puedo crear mi firma digital de forma gratuita?
Se puede generar una imagen de firma de forma gratuita. Se trata de una firma electrónica simple. Para obtener una FES o una QES, necesitará un procedimiento de firma adecuado.

¿Es válida una firma dibujada en la pantalla?
Puede constituir una firma electrónica simple. Que sea suficiente para un trámite concreto depende de los requisitos formales y probatorios.

¿Cómo genero una firma electrónica avanzada?
Utilice un software de firma adecuado que identifique de forma inequívoca a la persona y permita detectar modificaciones posteriores en el documento. Para ello, una tableta de firma puede registrar características biométricas.

¿Puedo firmar en nombre de otra persona?
Sí, si está autorizado para hacerlo. La facultad de representación y una identificación clara deben comprobarse independientemente del nivel técnico de la firma.

¿Necesito una conexión a Internet?
No es imprescindible para el registro local con tableta y software de escritorio. Las firmas remotas basadas en navegador y la transmisión a sistemas externos, como DMS o ERP, requieren una conexión, dependiendo del proceso.

Conclusión

Una firma electrónica se puede crear en el puesto de trabajo, de forma móvil o en el navegador. Lo decisivo es el nivel de firma adecuado. Con las tabletas de firma, signoSign/2 y signoSign/Universal, signotec admite diferentes procesos de firma. Antes de la implantación, compruebe los requisitos formales y el proceso deseado.