eIDAS-Verordnung und Signaturgesetz für Unternehmen

Das Wichtigste in Kürze: Die eIDAS-Verordnung regelt EU-weit, wann eine elektronische Signatur rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Sie kennt drei Stufen: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen (QES). Nach Art. 25 eIDAS-VO sind alle drei Stufen als Beweismittel vor Gericht zulässig, doch nur die QES kann die gesetzliche Schriftform nach § 126a BGB ersetzen. Für die meisten Geschäftsprozesse reicht die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) aus.

Die Verordnung (EU) Nr. 910/2014, veröffentlicht im Amtsblatt der Europäischen Union 2014, ist seit Juli 2016 in allen EU-Mitgliedstaaten unmittelbar geltendes Recht. Sie hat sowohl das frühere deutsche Signaturgesetz als auch die zugrunde liegende EU-Signaturrichtlinie 1999/93/EG abgelöst. Interessant dabei: Die drei heute bekannten Signaturstufen gibt es im Kern bereits seit den 1990er-Jahren und sind seither weitgehend unverändert. Neu an eIDAS ist vor allem, dass diese Stufen nun in allen EU-Staaten verbindlich gelten, während die alte Richtlinie den Mitgliedstaaten Spielraum ließ. Zusätzlich brachte eIDAS Neuerungen für fernausgelöste Signaturen sowie für elektronische Siegel, Zeitstempel und Zustelldienste. Für Unternehmen bedeutet das konkret: Ein in Deutschland qualifiziert signiertes Dokument wird auch in Frankreich oder Spanien automatisch anerkannt.

Ein Begriffshinweis vorab: „Digitale Signatur“ bezeichnet fachlich ein kryptografisches Verfahren, „elektronische Signatur“ den Rechtsbegriff nach eIDAS. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden beide Begriffe häufig synonym verwendet. In diesem Artikel folgen wir dem eIDAS-Rechtsbegriff „elektronische Signatur“, weisen an entsprechender Stelle aber auf technische Unterschiede hin.

Die einfache elektronische Signatur (EES) umfasst jede digitale Kennzeichnung, die einer Person zuordenbar ist, etwa eine eingescannte Unterschrift. Sie hat die geringste Beweiskraft und erfordert keine Identitätsprüfung. Für ernsthafte Geschäftsprozesse mit Streitwert ist sie deshalb ungeeignet.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ordnet die Unterschrift eindeutig einer Person zu. Sie lässt sich auf verschiedenen Wegen erzeugen: Ein signotec Unterschriftenpad erfasst dafür biometrische Merkmale wie Druckstärke, Schreibgeschwindigkeit, Zeit und Beschleunigung. Alternativ kann die eindeutige Zuordnung auch über eine Authentifizierung per SMS-Einmalpasswort (OTP) oder über eine Ausweiskontrolle erfolgen. Dass nachträgliche Änderungen am Dokument erkennbar bleiben, stellt in beiden Fällen die zertifikatsbasierte, kryptografische Signatur des PDF sicher – nicht die biometrischen Daten selbst. Für die überwiegende Mehrheit der Geschäftsprozesse ohne gesetzliche Formvorschrift reicht dieses Niveau rechtlich aus.

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) basiert auf einem qualifizierten Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters und setzt eine vorherige Identitätsprüfung voraus, etwa per Video-Identifikation. Sie ist die einzige Signaturform, für die das Gesetz eine Beweiserleichterung vorsieht: Nach Art. 25 Abs. 2 eIDAS-VO hat die QES dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift, und in Verbindung mit § 371a ZPO greift bei einer wirksam geprüften QES der Anschein der Echtheit – im Streitfall muss also die Gegenseite ernstliche Zweifel an der Echtheit begründen, nicht der Signierende die Echtheit beweisen. Damit ist die QES der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und erfüllt die Schriftform nach § 126a BGB.

Die meisten Verträge im Geschäftsalltag unterliegen keiner Formvorschrift. Liefer-, Dienstleistungs- und die meisten Kaufverträge lassen sich mit einer FES rechtssicher abschließen. Entsprechend nutzen Banken die FES häufig für Kontoeröffnungen und Kreditverträge ohne besondere Formpflicht, Versicherungen für Vertragsabschlüsse, das Gesundheitswesen für Einwilligungserklärungen und Personalabteilungen für die meisten Arbeitsverträge.

Eine QES ist dagegen zwingend vorgeschrieben, wo das Gesetz die Schriftform verlangt und elektronisch zulässt: etwa bei Verbraucherdarlehensverträgen (§ 492 BGB) oder bei befristeten Arbeitsverträgen nach § 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz. Zu beachten ist außerdem: Für befristete Mietverträge über mehr als ein Jahr gilt nach § 550 BGB die Schriftform, und bei einzelnen Dokumenttypen – etwa der Bürgschaftserklärung von Privatpersonen nach § 766 Satz 2 BGB – ist die elektronische Form gesetzlich vollständig ausgeschlossen; hier bleibt die eigenhändige Unterschrift auf Papier zwingend, auch eine QES genügt nicht.

Die praktische Konsequenz: Unternehmen sollten vor der Digitalisierung eines Prozesses prüfen, welches Niveau der jeweilige Dokumenttyp tatsächlich benötigt, statt aus Unsicherheit generell zur aufwendigeren QES zu greifen. Ein rechtssicherer Signaturprozess braucht dabei drei technische Bausteine: eine zuverlässige biometrische oder zertifikatsbasierte Erfassung, eine manipulationssichere Verknüpfung von Signatur und Dokumentinhalt sowie einen lückenlosen Audit-Trail. Für lokale FES-Prozesse deckt signoSign/2 diese Anforderungen ab; für QES- und Remote-Fälle kommt signoSign/Universal in Verbindung mit einem externen Vertrauensdiensteanbieter zum Einsatz.

Mit der im Mai 2024 in Kraft getretenen eIDAS-2.0-Novelle führt die EU eine staatlich anerkannte „digitale Brieftasche“ ein, die European Digital Identity Wallet (EUDI-Wallet). Die Mitgliedstaaten müssen bis 2026 mindestens eine solche Wallet-App bereitstellen, mit der sich Bürger europaweit ausweisen und qualifiziert signieren können sollen. Für Unternehmen mit hohem QES-Volumen kann sich ein früher Blick auf diese Entwicklung lohnen, da sie Identifizierungsprozesse mittelfristig vereinfachen dürfte.

Ist eine eingescannte Unterschrift rechtsgültig?

Sie gilt als einfache elektronische Signatur mit der geringsten Beweiskraft und ist im Streitfall schwer nachweisbar.

Ersetzt die eIDAS-Verordnung nationales Recht?

Nein, sie ergänzt es. Formvorschriften wie § 126a BGB bestimmen weiterhin, welches Signaturniveau im Einzelfall erforderlich ist.

Kann man mit einem Unterschriftenpad eine QES erstellen?

Direkt nicht, da hierfür ein zertifikatsbasiertes Verfahren nötig ist. In Kombination mit einem Vertrauensdiensteanbieter und signoSign/Universal lässt sich der Prozess verbinden.

Gilt eine deutsche elektronische Signatur auch im EU-Ausland?

Ja. Die gegenseitige Anerkennung elektronischer Signaturen in allen EU-Mitgliedstaaten ist der Kernzweck der eIDAS-Verordnung und gilt für alle drei Signaturstufen, nicht nur für die QES.

Was kostet eine qualifizierte elektronische Signatur?

Eine QES ohne Identifizierung kostet in der Regel ein bis zwei Euro pro Signaturvorgang. Hinzu kommt je nach Anbieter das Ident-Verfahren mit häufig zehn bis zwanzig Euro. Diese Kosten machen die QES für viele alltägliche Geschäftsvorgänge unwirtschaftlich – ein weiterer Grund, sie gezielt nur dort einzusetzen, wo das Gesetz sie verlangt.

Die eIDAS-Verordnung schafft Klarheit darüber, wann elektronische Signaturen rechtssicher sind, ohne Unternehmen automatisch zur teuersten Lösung zu zwingen. Mit dem passenden Signaturniveau je Dokumenttyp lassen sich Unterschriftsprozesse beschleunigen, ohne Rechtssicherheit einzubüßen. signotec unterstützt Unternehmen seit über 20 Jahren mit Hardware und Software, die von der einfachen bis zur qualifizierten elektronischen Signatur alle Anforderungen abdeckt.

Primärquellen: Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS-VO); Richtlinie 1999/93/EG; § 126a BGB; § 492 BGB; § 550 BGB; § 766 Satz 2 BGB; § 14 Abs. 4 TzBfG; § 371a ZPO.