Signaturstufen: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur im Vergleich

Das Wichtigste in Kürze: Die eIDAS-Verordnung kennt drei Signaturstufen. Die einfache elektronische Signatur (EES) hat die geringste Beweiskraft, die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ordnet die Unterschrift eindeutig einer Person zu, und die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ersetzt als einzige Stufe die gesetzliche Schriftform. Für die meisten Geschäftsprozesse genügt eine FES. Welche Stufe Sie brauchen, hängt allein vom jeweiligen Dokumenttyp ab.

Nicht jedes Dokument braucht denselben rechtlichen Schutz. Eine interne Freigabe stellt geringere Anforderungen als ein Kreditvertrag: Eine Bank benötigt für Letzteren ein höheres Sicherheitsniveau als eine Behörde für einen internen Freigabevermerk. Die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 bildet dieses Gefälle über drei abgestufte Signaturniveaus ab. Die Grundidee dieser Abstufung ist nicht neu: Bereits die frühere EU-Signaturrichtlinie 1999/93/EG kannte die drei Stufen. eIDAS hat sie seit 2016 EU-weit verbindlich gemacht und um Regelungen für fernausgelöste Signaturen ergänzt. Für Unternehmen bedeutet das: Sie wählen bewusst das Niveau, das der jeweilige Vorgang rechtlich verlangt, statt pauschal zur höchsten und teuersten Stufe zu greifen.

Ein Begriffshinweis vorab: „Digitale Signatur“ bezeichnet fachlich ein kryptografisches Verfahren, „elektronische Signatur“ den Rechtsbegriff nach eIDAS. Im Alltag werden beide Begriffe synonym verwendet. In diesem Artikel meinen wir die elektronische Signatur im Rechtssinn.

Die einfache elektronische Signatur umfasst jede digitale Kennzeichnung, die einer Person zuordenbar ist. Ein eingescannter Namenszug, eine Unterschrift unter einer E-Mail oder ein in ein PDF eingefügtes Bild der Unterschrift fallen darunter. Die EES erfordert keine Identitätsprüfung und keine technische Absicherung. Ihre Beweiskraft ist entsprechend gering: Im Streitfall lässt sich weder zuverlässig belegen, wer unterschrieben hat, noch ob das Dokument nachträglich verändert wurde. Für formfreie Vorgänge mit geringem Streitwert ist sie ausreichend, für ernsthafte Verträge dagegen ungeeignet.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur ordnet die Unterschrift eindeutig einer Person zu. Ein signotec Unterschriftenpad erfasst dafür biometrische Merkmale wie Druckstärke, Schreibgeschwindigkeit, Zeit und Beschleunigung. Alternativ lässt sich die eindeutige Zuordnung über eine Authentifizierung per SMS-Einmalpasswort oder eine Ausweiskontrolle herstellen. Dass nachträgliche Änderungen am Dokument erkennbar bleiben, leistet dabei nicht die Biometrie, sondern die zertifikatsbasierte, kryptografische Signatur, mit der die Software das PDF versiegelt. Für die überwiegende Mehrheit der Geschäftsprozesse ohne gesetzliches Schriftformerfordernis reicht die FES rechtlich aus. Banken nutzen sie etwa für Kontoeröffnungen, Versicherungen für Antragsformulare und Personalabteilungen für die meisten Arbeitsverträge.

Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Stufe. Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters und setzt eine vorherige Identitätsprüfung voraus, etwa per Video-Identifikation. Technisch funktioniert sie wie die FES zertifikatsbasiert – der Unterschied liegt darin, dass das Zertifikat von einem qualifizierten Anbieter stammen muss. Die QES ist die einzige Signaturform, für die das Gesetz eine Beweisvermutung vorsieht. Das bedeutet: Nach Art. 25 Abs. 2 eIDAS-VO gilt die Unterschrift im Streitfall zunächst als echt, sodass die Gegenseite das Gegenteil beweisen müsste. Damit ist die QES der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und erfüllt die Schriftform nach § 126a BGB.

Die meisten Verträge im Geschäftsalltag unterliegen keiner Formvorschrift und lassen sich mit einer FES rechtssicher abschließen. Eine QES ist nur dort zwingend, wo das Gesetz die Schriftform verlangt und elektronisch zulässt. Das betrifft etwa Verbraucherdarlehensverträge nach § 492 BGB und befristete Mietverträge über mehr als ein Jahr nach § 550 BGB. Auch bestimmte befristete Arbeitsverträge nach § 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz gehören dazu – ein Fall, der etwa Personalabteilungen im HR-Bereich regelmäßig betrifft. In wenigen Fällen ist die elektronische Form ganz ausgeschlossen. Die Bürgschaftserklärung einer Privatperson erfordert nach § 766 Satz 2 BGB zwingend die eigenhändige Unterschrift auf Papier. Hier genügt auch eine QES nicht.

Die praktische Konsequenz: Prüfen Sie vor der Digitalisierung eines Prozesses, welches Signaturniveau der jeweilige Dokumenttyp tatsächlich benötigt. So vermeiden Sie unnötigen Aufwand durch pauschale QES-Nutzung und bleiben zugleich rechtssicher.

Ist eine einfache elektronische Signatur überhaupt rechtsgültig?
Ja, sie ist als Beweismittel zulässig, hat aber die geringste Beweiskraft. Für formfreie Vorgänge mit geringem Streitwert kann sie genügen.

Woran erkenne ich, welche Stufe ich brauche?
Entscheidend ist, ob für den Dokumenttyp eine gesetzliche Schriftform gilt. Ohne Formerfordernis reicht in der Regel die FES; besteht ein Schriftformerfordernis, ist die QES erforderlich.

Kann ein Unterschriftenpad eine QES erzeugen?
Direkt nicht, da hierfür ein Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters nötig ist. In Kombination mit signoSign/Universal von signotec und einem angebundenen Anbieter lässt sich der Prozess abbilden.

Ist die FES weniger sicher als die QES?
Technisch bietet auch die FES Manipulationsschutz und eindeutige Personenzuordnung. Der Unterschied ist primär rechtlicher Natur: Nur die QES ersetzt die Schriftform und besitzt die gesetzliche Beweisvermutung.

Gilt eine deutsche Signatur auch im EU-Ausland?
Ja. Die gegenseitige Anerkennung elektronischer Signaturen in allen EU-Mitgliedstaaten ist ein Kernzweck der eIDAS-Verordnung und gilt für alle drei Stufen.

Die drei Signaturstufen bilden ein sinnvolles Gefälle vom formlosen Alltagsvorgang bis zum schriftformpflichtigen Vertrag. Für den Großteil der Geschäftsprozesse ist die FES die passende und wirtschaftliche Wahl, die QES bleibt Sonderfällen mit gesetzlicher Schriftform vorbehalten. signotec deckt mit Hardware und Software alle drei Niveaus ab und unterstützt Unternehmen dabei, je Dokumenttyp die richtige Stufe zu wählen.

Primärquellen: Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS-VO); Richtlinie 1999/93/EG; § 126a BGB; § 492 BGB; § 550 BGB; § 766 Satz 2 BGB; § 14 Abs. 4 TzBfG. Schema-Empfehlung: Article Schema + FAQ Schema.