Caso práctico de Ecovis: colaboración digital entre un bufete de abogados y un cliente

Ecovis es una empresa de consultoría que, con más de 100 oficinas en Alemania, presta asistencia a medianas empresas de diversos sectores. Con el fin de garantizar y promover de forma sostenible la actividad económica de sus clientes, Ecovis aúna los conocimientos especializados y sectoriales, tanto a nivel nacional como internacional, de todos sus contables, auditores, abogados y asesores empresariales. En este contexto, la digitalización ocupa claramente un lugar central. Ecovis trabaja constantemente para digitalizar de manera eficiente los procesos relacionados con los servicios y el bufete, con el fin de ampliar y mejorar la colaboración sin papel con los clientes.

En una primera fase, Ecovis introdujo el sistema de gestión de documentos DATEV DMS. Posteriormente, el grupo de bufetes buscó una solución que permitiera firmar documentos de conformidad con el eIDAS y sin interrupciones de formato, para luego integrarlos y archivarlos fácilmente en los procesos digitales.

Con DIGISign, Ecovis ha encontrado lo que buscaba. En mayo de 2019, el grupo de bufetes de abogados inició la fase piloto de la solución en algunos despachos, integrando así la herramienta de forma óptima en sus procesos. En otoño de 2019 comenzó entonces la implantación para Ecovis Alemania. La respuesta de los clientes y de los colaboradores del bufete ya es extremadamente positiva, hasta tal punto que se ampliará aún más su uso.

«Antes, la secretaría redactaba los documentos, los imprimía por duplicado y se los entregaba al contable en una carpeta para que los firmara. A continuación, el contable firmaba ambas copias junto con el cliente. El cliente se quedaba con una copia original, mientras que la secretaría escaneaba la segunda, la archivaba digitalmente y la guardaba también físicamente en una carpeta. Un proceso que requería tiempo y personal», así describe Thomas Schnellhammer, responsable de la oficina de Ecovis en Passau, el proceso de firma antes de la introducción de la firma electrónica con DIGISign.

DIGISign sirve a los clientes y a los colaboradores de las oficinas para la firma electrónica de documentos: estos ya no tienen que imprimirse, escanearse ni archivarse. El documento PDF que se va a firmar se marca en el DATEV DMS, se firma mediante la tableta de firma y se archiva automáticamente en el sistema del cliente de conformidad con los requisitos de auditoría. En este vídeo descubrirá cómo funciona exactamente la firma electrónica avanzada con DIGISign y cuáles son las ventajas para los despachos de abogados.

«Ya no es necesario imprimir el documento para la firma analógica ni archivar la versión en papel y, posteriormente, escanear los documentos firmados para el expediente digital del cliente. El cliente recibe el documento firmado directamente en formato electrónico y sin pérdidas de formato. Recomiendo encarecidamente DIGISign», resume Thomas Schnellhammer.