Servicio «Firmas digitales en Hamburgo»: tramitación simplificada de las solicitudes en los procedimientos especializados
Hamburg Service ha integrado con éxito las firmas electrónicas en los sistemas especializados OK.EWO y Paula.GO.
En el marco de un proyecto de digitalización, Hamburg Service —una unidad organizativa operativa— ha integrado las firmas electrónicas directamente en los sistemas especializados de la administración. El objetivo del proyecto es permitir la presentación y tramitación de documentos de identidad oficiales sin ninguna interrupción en los sistemas especializados OK.EWO (registro civil y registro de residentes) y Paula.GO (cuestiones relacionadas con el documento de identidad y el pasaporte).
Los ciudadanos pueden firmar electrónicamente sus solicitudes directamente en la oficina. Las firmas capturadas se transfieren directamente a los sistemas especializados sin interrupción alguna y se procesan allí.
Ámbito del proyecto y solución implementada
En el marco de la implementación, se han implementado e integrado en el entorno informático existente un total de 215 tabletas de firma Delta USB y la solución de firma signoSign/2.
La licitación y la adjudicación del contrato se llevaron a cabo a través de Dataport AöR, el proveedor central de servicios informáticos para la administración pública, en el marco de un procedimiento de licitación conforme a la ley de contratación pública.
Firma digital sin interrupciones en el proceso administrativo
La principal ventaja del proyecto reside en la digitalización integral de todo el proceso: desde la solicitud y la firma hasta el procesamiento posterior en el sistema especializado.
El proceso anterior, que implicaba impresiones en papel, firmas manuales y posterior digitalización, queda completamente eliminado. En su lugar, la firma se realiza directamente en el puesto de trabajo del área de servicio, de forma totalmente digital y sin ninguna discontinuidad en el soporte.
Visualización ampliada de los documentos en la tableta de firma
La tableta de firma USB Delta permite visualizar documentos en formato A4 en su totalidad directamente en el dispositivo.
Los ciudadanos pueden visualizar los documentos en su totalidad antes de firmarlos y desplazarse por la pantalla para examinar cómodamente incluso contenidos de considerable extensión. Esto garantiza que la firma se base en la información completa del documento.
Funciones del software de firma signoSign/2
El software signoSign/2 da soporte a todo el proceso de tramitación y firma electrónica de documentos en un entorno administrativo. Permite la creación, modificación y firma de documentos PDF, así como su tramitación automatizada dentro del flujo de trabajo digital.
Las características principales incluyen:
- Compatibilidad con firmas electrónicas avanzadas
- Apertura, modificación y firma de documentos PDF
- Detección manual y automática de los campos de firma
- Colocación automática de las posiciones de firma definidas
- Control basado en reglas de los flujos de trabajo digitales
- Envío automático de documentos por correo electrónico
- Captura segura de los datos de la firma biométrica
Esto significa que la firma electrónica se integra como parte indispensable de un proceso administrativo totalmente digital. Los ciudadanos pueden visualizar los documentos en su totalidad antes de firmarlos y desplazarse por la pantalla para revisar cómodamente incluso los contenidos más extensos.
Firmas electrónicas conformes a la ley
signoSign/2 genera firmas electrónicas conformes a la ley, de acuerdo con las normas ISO y el Reglamento europeo eIDAS.
La integridad de los documentos firmados puede verificarse en cualquier momento sin necesidad de software ni sistemas técnicos adicionales. La validación se realiza directamente en el propio documento.
Resultado del proyecto
La introducción de las firmas electrónicas ha acelerado y simplificado considerablemente todo el proceso de solicitud.
Al mismo tiempo, la tramitación se ha integrado completamente en el procedimiento especializado sin ninguna discontinuidad, eliminando así los pasos intermedios manuales y garantizando una tramitación digital sin interrupciones.
La combinación de hardware de firma y software integrado permite el envío y la tramitación de las solicitudes de forma segura, eficiente y totalmente fluida directamente dentro del procedimiento especializado.
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