Digitale Signatur im Hamburg Service: Medienbruchfreie Antragstellung im Fachverfahren

Im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts wurde im Hamburg Service als operative Organisationseinheit die elektronische Signatur direkt in die Fachverfahren der Verwaltung integriert. Ziel des Projekts ist die medienbruchfreie Antragstellung und Weiterverarbeitung von hoheitlichen Ausweisdokumenten in den Fachverfahren OK.EWO (Melde- und Einwohnermeldewesen) und Paula.GO (Ausweis- und Passangelegenheiten).

Bürger können ihre Anträge dabei direkt im Amt elektronisch unterschreiben. Die erfassten Signaturen werden ohne Medienbrüche unmittelbar in die Fachverfahren übernommen und dort weiterverarbeitet.

Projektumfang und eingesetzte Lösung

Im Rahmen der Einführung wurden insgesamt 215 Delta USB Unterschriftenpads sowie die Signaturlösung signoSign/2 implementiert und in die bestehende IT-Landschaft integriert.
Die Beschaffung und Vergabe erfolgte über die Dataport AöR als zentrale IT-Dienstleisterin der öffentlichen Verwaltung im Rahmen eines vergaberechtskonformen Ausschreibungsverfahrens.

Medienbruchfreie Signatur im Verwaltungsprozess

Der zentrale Mehrwert des Projekts liegt in der durchgängigen Digitalisierung des gesamten Vorgangs: vom Antrag über die Signatur bis zur Weiterverarbeitung im Fachverfahren.
Der bisherige Ablauf mit Papierausdrucken, manueller Unterschrift und anschließender Digitalisierung entfällt vollständig. Stattdessen erfolgt die Signatur direkt am Arbeitsplatz im Servicebereich – vollständig digital und ohne Medienbruch.

Erweiterte Dokumentenanzeige am Unterschriftenpad

Das Delta USB Unterschriftenpad ermöglicht die vollständige Anzeige von A4-Dokumenten direkt am Gerät.

Bürger können Dokumente vor der Unterzeichnung vollständig einsehen und innerhalb des Displays scrollen, um auch umfangreiche Inhalte komfortabel zu prüfen. Damit wird sichergestellt, dass die Unterzeichnung auf Basis der vollständigen Dokumenteninformation erfolgt.

Funktionen der Signatursoftware signoSign/2

Die eingesetzte Software signoSign/2 unterstützt den gesamten Prozess der elektronischen Dokumentenverarbeitung und Signatur im Verwaltungsumfeld. Sie ermöglicht die Erstellung, Bearbeitung und Unterzeichnung von PDF-Dokumenten sowie deren automatisierte Weiterverarbeitung im digitalen Workflow.

Zu den zentralen Funktionen gehören:

• Unterstützung der fortgeschrittenen elektronischen Signatur
• Öffnen, Bearbeiten und Unterzeichnen von PDF-Dokumenten
• manuelle und automatische Erkennung von Signaturfeldern
• automatische Platzierung definierter Signaturpositionen
• regelbasierte Steuerung digitaler Workflows
• automatisierter E-Mail-Versand von Dokumenten
• sichere Erfassung biometrischer Signaturdaten

Damit wird die elektronische Signatur als integrierter Bestandteil eines vollständig digitalen Verwaltungsprozesses abgebildet. Bürger können Dokumente vor der Unterzeichnung vollständig einsehen und innerhalb des Displays scrollen, um auch umfangreiche Inhalte komfortabel zu prüfen.

Rechtskonforme elektronische Signaturen

signoSign/2 erzeugt rechtskonforme elektronische Signaturen gemäß ISO-Standards sowie der europäischen eIDAS-Verordnung.

Die Integrität der signierten Dokumente kann jederzeit überprüft werden, ohne zusätzliche Software oder technische Zusatzsysteme. Die Validierung erfolgt direkt am Dokument selbst.

Ergebnis des Projekts

Durch die Einführung der elektronischen Signatur konnte der gesamte Prozess der Antragstellung deutlich beschleunigt und vereinfacht werden.

Gleichzeitig wurde die Bearbeitung vollständig medienbruchfrei in das Fachverfahren integriert, wodurch manuelle Zwischenschritte entfallen und die digitale Weiterverarbeitung sichergestellt ist.

Die Kombination aus Signaturhardware und integrierter Software ermöglicht eine sichere, effiziente und vollständig medienbruchfreie Antragstellung und Weiterverarbeitung direkt im Fachverfahren.