Elektronische Präsenzbeurkundung in der Justiz

Die Justiz Baden-Württemberg setzt bei der Digitalisierung ihrer Verfahren auf Unterschriftenpads von signotec: 663 Geräte vom Typ signotec Sigma sind an über 20 Justizstandorten im Einsatz – von den Landgerichten über die Fachgerichtsbarkeiten bis zum IuK-Fachzentrum Justiz. Genutzt werden die Pads insbesondere für die gesetzlich neu geschaffene Möglichkeit der elektronischen Präsenzbeurkundung.

Mit dem Gesetz zur Einführung der elektronischen Präsenzbeurkundung, das zum 29. Dezember 2025 in Kraft getreten ist, hat der Gesetzgeber die Grundlage dafür geschaffen, Beurkundungen im Präsenzverfahren vollständig elektronisch durchzuführen. Beteiligte können in bestimmten Fällen ihre Genehmigung einer Niederschrift anstelle der Unterschrift auf Papier auch durch eigenhändige Unterschrift auf einem zur elektronischen Erfassung der Unterschrift geeigneten Hilfsmittel dokumentieren – etwa auf einem Unterschriftenpad.

Die Justiz Baden-Württemberg hat sich frühzeitig auf diese Neuerung vorbereitet: Bereits im Vorfeld des Inkrafttretens wurden die Gerichte des Landes flächendeckend mit der erforderlichen Hardware ausgestattet, sodass die neue Möglichkeit von Beginn an genutzt werden konnte.

Insgesamt 663 Unterschriftenpads sollten an die Justizdienststellen des Landes ausgeliefert werden – darunter alle 17 Landgerichte von Baden-Baden bis Waldshut-Tiengen sowie das Landesarbeitsgericht und das Finanzgericht Stuttgart, das Landessozialgericht Stuttgart, der Verwaltungsgerichtshof Mannheim und das IuK-Fachzentrum Justiz. Die Auslieferung erfolgte direkt an die einzelnen Standorte und wurde durch signotec innerhalb kürzester Zeit ab Lager realisiert.

Eine Besonderheit des Projekts: Eine separate Softwarelösung war nicht erforderlich. Die Fachsoftware der Justiz war bereits für die Anbindung von Signaturhardware ertüchtigt und bindet die Unterschriftenpads über die signotec signoPAD-API an. Die API ermöglicht die direkte Integration der Pads in bestehende Anwendungen – ein typischer Weg, wenn Organisationen ihre eigene Software um die Erfassung eigenhändiger Unterschriften erweitern möchten.

Die Wahl fiel auf das signotec Sigma. Das kompakte Gerät erfasst die Unterschrift samt biometrischer Merkmale präzise über einen Sensor mit stiftbasierter Bedienung und ist für den Dauereinsatz im Publikumsverkehr ausgelegt. In Verbindung mit der signoPAD-API lassen sich die erfassten Unterschriften unmittelbar in die elektronische Niederschrift übernehmen und dort bildlich wiedergeben – so, wie es das Gesetz vorsieht.

• Rechtskonform digital: Papierloser Prozess ohne Medienbruch: Niederschriften werden elektronisch erstellt, unterschrieben und weiterverarbeitet.
• Einfach für alle Beteiligten: Die Unterschrift wird wie gewohnt eigenhändig geleistet – für die Beteiligten ändert sich am vertrauten Vorgang kaum etwas.
• Nahtlose Integration: Über die signoPAD-API wurden die Pads ohne zusätzliche Softwarelösung in die vorhandene Fachanwendung eingebunden.
• Schneller Rollout: 663 Geräte, über 20 Standorte, Lieferung ab Lager mit Zustellung binnen weniger Tage.

Das Projekt zeigt, wie die öffentliche Verwaltung gesetzliche Digitalisierungsvorhaben schnell und pragmatisch in die Praxis umsetzen kann: mit bewährter Hardware, offenen Schnittstellen und einem Partner, der auch große Stückzahlen kurzfristig liefern kann. Die Justiz Baden-Württemberg macht mit der elektronischen Präsenzbeurkundung einen wichtigen Schritt hin zu durchgängig digitalen Verfahren – und verzichtet dabei auf Ausdrucke, Scans und manuelle Zwischenschritte.

Die Justiz Baden-Württemberg beschäftigt rund 20.000 Menschen an 196 Standorten. Zu ihr gehören die ordentlichen Gerichte mit 17 Landgerichten, 17 Staatsanwaltschaften, die Fachgerichte der Arbeits-, Finanz-, Sozial- und Verwaltungsgerichtsbarkeit sowie der Justizvollzug. Zuständig ist das Ministerium der Justiz und für Migration Baden-Württemberg in Stuttgart.

Welche gesetzlichen Grundlagen gelten und wie die elektronische Präsenzbeurkundung in der Praxis funktioniert, erfahren Sie in unserem Fachbeitrag.