Firmas a distancia con DIGISign

DIGISign es una aplicación compatible con todos los sistemas de archivo del ecosistema DATEV, que permite firmar digitalmente los documentos y archivarlos posteriormente directamente en DATEV DMS. DATEV Austria lleva desarrollando esta extensión desde 2019 y está disponible tanto en Austria como en Alemania. El documento PDF que se va a firmar se marca en el DATEV DMS, se firma electrónicamente y se archiva automáticamente en el cliente correspondiente como revisión. Esto no solo es práctico, rápido y sencillo, sino que también hace que cada despacho de abogados sea un poco más digital.

NOVEDAD: firmas a distancia con DIGISign

Hasta ahora, las firmas necesarias se realizaban directamente in situ en una tableta de firmas signotec. Desde noviembre de 2021, también es posible obtener las denominadas «firmas a distancia» a través de DIGISign. De este modo, el documento se comparte con los firmantes que no se encuentran in situ, pero que pueden firmarlo independientemente de la hora y el lugar. Esto se realiza de forma muy sencilla en cuatro pasos:

Paso 1: Seleccionar el documento
El documento se selecciona, como de costumbre, en el DMS y se define el área para la firma.

Paso 2: Seleccionar el contacto y enviar
Se puede seleccionar el contacto deseado directamente desde los datos maestros del cliente o introducir manualmente una dirección de correo electrónico. La invitación a firmar se envía al contacto por correo electrónico.

Paso 3: Supervisar el estado de las firmas
En DIGISign se puede consultar en cualquier momento el estado de cada uno de los documentos aprobados para la firma a distancia.

Paso 4: Archivo como versión revisada
Una vez añadidas todas las firmas necesarias, el documento se archiva en el DMS como versión revisada del documento original.

La nueva función está disponible a través de la aplicación web «signoSign/Universal» de signotec. La firma se puede realizar, a elección, en el navegador mediante una tableta de firma o en cualquier smartphone o tableta. DIGISign sigue siendo totalmente compatible con todos los sistemas de archivo de DATEV (DATEV DMS Classic, DATEV DMS y el archivo digital de documentos de DATEV). Los documentos se pueden seleccionar individualmente para su firma. El acceso a los contactos almacenados en DATEV permite, además, enviar los documentos de forma muy sencilla basándose en los datos almacenados en el sistema. El seguimiento del estado y la reincorporación como revisión en el DMS se realizan sin complicaciones directamente desde DIGISign.

Los elevados estándares de seguridad de signotec mantienen, naturalmente, la misma prioridad también en relación con esta solución en línea. Cada firma realizada de esta manera es una firma electrónica avanzada conforme a las normas ISO y eIDAS, por lo que es claramente atribuible al firmante. Además, como es habitual, en todos los sistemas de archivo DATEV compatibles se archivan automáticamente las revisiones correspondientes de los documentos.

Firmar y archivar documentos en formato digital —tanto in situ como en línea—: DIGISign es una solución muy flexible para cualquier despacho de abogados. De este modo, no solo es posible evitar la discontinuidad entre soportes digitales y analógicos, sino también reducir el consumo de papel y mejorar la imagen moderna y digital del despacho.

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¿Desea empezar ya con DIGISign o ya es usuario de DIGISign y le interesa la posibilidad de las firmas a distancia? Aquí puede ponerse en contacto directamente con DATEV Austria.