Arbeitsvertrag digital unterschreiben – Formvorgaben und Signaturstufe wählen

• Ein Arbeitsvertrag ist grundsätzlich formfrei und kann daher auch elektronisch geschlossen werden.
• Bei einer Befristung schreibt § 14 Abs. 4 TzBfG die Schriftform vor; hier genügt nur die qualifizierte elektronische Signatur (QES) nach eIDAS.
• Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Arbeitgeber die Nachweispflicht aus dem Nachweisgesetz (NachwG) in den meisten Branchen elektronisch in Textform erfüllen.
• Für unbefristete Verträge und Zusatzvereinbarungen reicht häufig bereits eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur.

Wer einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben möchte, muss vor allem eine Frage beantworten: Ist der Vertrag befristet oder unbefristet? Für unbefristete Verträge gilt in Deutschland der Grundsatz der Formfreiheit. Ein Arbeitsvertrag kann demnach mündlich, in Textform oder elektronisch geschlossen werden. Bei einer Befristung schreibt das Gesetz dagegen ausdrücklich die Schriftform vor. Dieser Unterschied entscheidet, welche Signaturstufe im Prozess eingesetzt werden muss.

Ein unbefristeter Arbeitsvertrag ist rechtlich auch ohne Unterschrift wirksam, sobald sich beide Seiten über die wesentlichen Punkte einig sind. In der Praxis verlangen Unternehmen die Unterschrift trotzdem, um Einigkeit über Gehalt, Aufgabenbereich und Nebenabreden nachweisbar zu dokumentieren. Für diesen Nachweiszweck reicht eine fortgeschrittene elektronische Signatur häufig aus, etwa auf einem signotec Unterschriftenpad in Verbindung mit einer PDF-Signatursoftware wie signoSign/2. Für die Befristungsabrede gilt dagegen eine strengere Vorgabe: Sie benötigt die Schriftform oder – bei zulässiger elektronischer Form – eine QES. Berufsausbildungsverträge können nach § 11 BBiG in Textform abgefasst und elektronisch übermittelt werden; eine QES ist dafür nicht generell vorgeschrieben.

Unabhängig vom Vertrag selbst verpflichtet das Nachweisgesetz (NachwG) Arbeitgeber dazu, die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich niederzulegen und auszuhändigen. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Erleichterung: Arbeitgeber dürfen diesen Nachweis in Textform elektronisch erteilen, sofern er für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Empfang bestätigt wird. Ausgenommen bleiben Branchen mit erhöhtem Missbrauchsrisiko nach § 2 Abs. 1 NachwG in Verbindung mit § 2a Abs. 1 SchwarzArbG, etwa Bau-, Gaststätten-, Speditions-, Gebäudereinigungs- und Fleischwirtschaft – dort gilt weiterhin die Papierform. Unternehmen aus diesen Branchen sollten die Nachweispflicht von der eigentlichen Vertragsunterschrift getrennt betrachten.

Für die Befristung selbst verlangt § 14 Abs. 4 TzBfG in Verbindung mit § 126 BGB die Schriftform. Nach § 126a BGB kann die Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden – vorausgesetzt, beide Vertragsparteien unterschreiben mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) nach eIDAS-Verordnung. Eine Unterschrift auf dem Unterschriftenpad oder eine eingescannte Unterschrift genügt hierfür nicht und kann im Streitfall dazu führen, dass die Befristung unwirksam ist und ein unbefristetes Arbeitsverhältnis entsteht. Wer befristete Verträge digital abwickeln möchte, sollte deshalb konsequent auf QES setzen, etwa über eine Anbindung an einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter in signoSign/Universal.

Für Nebenabreden, interne Bestätigungen und die Kenntnisnahme von Richtlinien genügt in der Praxis eine einfache elektronische Signatur, da hierfür kein gesetzliches Formerfordernis besteht. Unbefristete Arbeitsverträge, Änderungsvereinbarungen und der Nachweis nach dem Nachweisgesetz sollten dagegen mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur unterschrieben werden, damit sich die Unterschrift im Streitfall eindeutig einer Person zuordnen lässt. Für die Befristungsabrede eines befristeten Arbeitsvertrags ist dagegen eine QES erforderlich, wenn die gesetzliche Schriftform elektronisch ersetzt werden soll. Für Berufsausbildungsverträge genügt nach § 11 BBiG die Textform; eine QES ist nicht generell nötig. Andere Klauseln mit eigener Formvorgabe, etwa ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot nach § 74 HGB, müssen dokumentkonkret geprüft werden. Diese Einordnung ersetzt keine rechtliche Einzelfallprüfung.

Für den Vor-Ort-Termin im Personalbüro erfasst signoSign/2 die Unterschrift direkt auf einem signotec Unterschriftenpad und bindet sie biometrisch überprüfbar in das PDF-Dokument ein. Für den ortsunabhängigen Abschluss – etwa wenn neue Mitarbeitende den Vertrag von zu Hause unterschreiben – übernimmt signoSign/Universal die browserbasierte Fernsignatur inklusive Anbindung an einen Vertrauensdiensteanbieter für die QES bei befristeten Verträgen. Beide Wege lassen sich im selben Freigabeprozess abbilden, sodass Personalabteilungen nicht zwischen zwei Systemen wechseln müssen.

Reicht eine einfache elektronische Signatur für einen unbefristeten Arbeitsvertrag aus?

Ja, rechtlich ist der unbefristete Arbeitsvertrag formfrei. Für die Nachweispflicht nach dem Nachweisgesetz empfiehlt sich dennoch mindestens die fortgeschrittene elektronische Signatur, um die Zuordnung zur unterschreibenden Person zweifelsfrei zu belegen.

Was passiert, wenn ein befristeter Vertrag nur einfach elektronisch unterschrieben wird?

Fehlt die erforderliche qualifizierte elektronische Signatur, kann die Befristung unwirksam sein. Der Arbeitsvertrag gilt dann als auf unbestimmte Zeit geschlossen.

Gilt die Erleichterung im Nachweisgesetz für alle Branchen?

Nein. Branchen mit erhöhtem Missbrauchsrisiko nach § 2 Abs. 1 NachwG in Verbindung mit § 2a Abs. 1 SchwarzArbG, etwa Bau- und Gaststättengewerbe, sind ausgenommen und benötigen weiterhin die Papierform.

Braucht ein Berufsausbildungsvertrag eine QES?

Nein. § 11 BBiG verlangt für die Vertragsabfassung Textform. Bei elektronischer Übermittlung muss der Empfänger das Dokument speichern und ausdrucken können; der Empfang ist nachzuweisen.

Kann ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot elektronisch vereinbart werden?

§ 74 HGB verlangt Schriftform und die Aushändigung einer vom Arbeitgeber unterzeichneten Urkunde. Soll die Schriftform elektronisch ersetzt werden und ist dies im konkreten Fall zulässig, muss die elektronische Form nach § 126a BGB eingehalten werden. Das sollte vorab arbeitsrechtlich geprüft werden.

Muss der Arbeitnehmer dem elektronischen Nachweis zustimmen?

Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass der Arbeitnehmer den elektronischen Nachweis empfangen, speichern und ausdrucken kann, und sich den Empfang bestätigen lassen.

Ob ein Arbeitsvertrag digital unterschrieben werden darf, hängt nicht vom Wunsch nach Papierlosigkeit ab, sondern von der Vertragsart. Unbefristete Verträge lassen sich unkompliziert elektronisch abwickeln, befristete Verträge benötigen zwingend die qualifizierte elektronische Signatur. Mit signoSign/2 für den Unterschriftenpad-Termin vor Ort und signoSign/Universal für die Fernsignatur deckt signotec beide Fälle in einem gemeinsamen Workflow ab. Sprechen Sie unser Team an, um den passenden Signaturprozess für Ihre Personalabteilung einzurichten.