Unterschrift erstellen: So erstellen Sie eine digitale Unterschrift rechtssicher

Eine elektronische Unterschrift lässt sich mit einem Unterschriftenpad, auf einem mobilen Endgerät oder über eine Softwarelösung erstellen. Entscheidend für ihre rechtliche Wirkung ist das erreichte Signaturniveau nach der eIDAS-Verordnung: einfach (EES), fortgeschritten (FES) oder qualifiziert (QES). Für viele formfreie Geschäftsprozesse ist eine FES geeignet. Muss die gesetzliche Schriftform elektronisch ersetzt werden, ist eine QES erforderlich, sofern die elektronische Form nicht ausgeschlossen ist.

Welcher Weg passt, hängt vom Dokument, dem Einsatzort und der gewünschten Identifizierung ab. signotec bietet dafür Unterschriftenpads und Software für lokale sowie browserbasierte Abläufe.

Wer eine Unterschrift digital erstellen möchte, kann ein Bild der handschriftlichen Unterschrift meinen oder ein Dokument elektronisch signieren. Ein eingefügtes Unterschriftsbild ist eine einfache elektronische Signatur (EES). Für die Zuordnung zu einer Person und den Nachweis der Unverändertheit des Dokuments sind zusätzliche technische Verfahren nötig.

„Elektronische Signatur“ ist der Rechtsbegriff nach eIDAS. „Digitale Signatur“ bezeichnet im engeren Sinn das kryptografische Verfahren. Im Alltag werden beide Begriffe oft ähnlich verwendet. Eine Übersicht über die rechtlichen Stufen bietet der Vergleich der Signaturstufen.

Für Unterschriften am Arbeitsplatz oder am Point of Sale ist ein signotec Unterschriftenpad eine praktische Lösung. Der Sensor erfasst unter anderem Druckstärke, Schreibgeschwindigkeit, Zeit und Beschleunigung. Die Software verschlüsselt die biometrischen Daten und bindet sie an das Dokument. Eine kryptografische Signatur macht spätere Änderungen am PDF erkennbar.

Welches Pad zu Einsatzort und Displaybedarf passt, zeigt der Kaufratgeber „Unterschriftenpad für Unternehmen“. Er wird nach seiner Veröffentlichung hier verlinkt.

Unterwegs kann die Unterschrift direkt auf dem Bildschirm eines geeigneten mobilen Endgeräts erfasst werden. Die eingesetzte Software bestimmt, welche Merkmale aufgezeichnet und wie sie an das Dokument gebunden werden. Auf iOS und Android nutzt signotec die App signoSign für iOS/Android; sie erfasst die Unterschrift per Finger oder Stift auf dem Display.

Wird zusätzlich ein Pad benötigt, kann ein kompaktes signotec Sigma zusammen mit einem Laptop eingesetzt werden. So entfallen Druck, Scan und der spätere Transport von Papierdokumenten.

Mit signoSign/2, der Desktop-Software von signotec, lassen sich lokale Signaturabläufe am Arbeitsplatz umsetzen. Für browserbasierte Unterschriften vor Ort oder aus der Ferne kommt signoSign/Universal zum Einsatz: Die unterzeichnende Person erhält einen Link und signiert im Browser.

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist bei entsprechender Lizenz und mit angebundenem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter möglich. Der Anbieter übernimmt die erforderliche qualifizierte Identifizierung und Zertifikatsausgabe. Für eine einfache Fernsignatur ist diese Anbindung nicht generell nötig.

Die eIDAS-Verordnung unterscheidet EES, FES und QES. Eine EES kann für formfreie Vorgänge genügen, hat aber meist einen geringeren Beweiswert. Eine FES muss der unterzeichnenden Person eindeutig zugeordnet sein und nachträgliche Änderungen am signierten Dokument erkennbar machen. Die QES ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt (Art. 25 Abs. 2 eIDAS-VO).

Ob eine QES nötig ist, richtet sich nach der konkreten gesetzlichen Formvorschrift. Bei manchen Vorgängen ist die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen. Wählen Sie die Signaturstufe deshalb nach Dokument und Risiko. Die eIDAS-Grundlagen und der Stufenvergleich vertiefen die rechtliche Einordnung.

Wie kann ich meine Unterschrift kostenlos digital erstellen?
Ein Unterschriftsbild lässt sich kostenlos erzeugen. Es ist eine einfache elektronische Signatur. Für eine FES oder QES benötigen Sie ein geeignetes Signaturverfahren.

Ist eine am Bildschirm gemalte Unterschrift gültig?
Sie kann eine einfache elektronische Signatur sein. Ob sie für einen konkreten Vorgang ausreicht, hängt von Formvorschriften und Beweisanforderungen ab.

Wie erstelle ich eine fortgeschrittene elektronische Signatur?
Nutzen Sie eine geeignete Signatursoftware, die die Person eindeutig zuordnet und spätere Änderungen am Dokument erkennbar macht. Ein Unterschriftenpad kann dafür biometrische Merkmale erfassen.

Kann ich in Vertretung unterschreiben?
Ja, wenn Sie zur Vertretung berechtigt sind. Die Vertretungsbefugnis und eine klare Kennzeichnung sind getrennt vom technischen Signaturniveau zu prüfen.

Brauche ich eine Internetverbindung?
Für die lokale Erfassung mit Pad und Desktop-Software nicht zwingend. Browserbasierte Fernsignaturen und die Übertragung an externe Systeme wie DMS oder ERP benötigen je nach Ablauf eine Verbindung.

Fazit

Eine elektronische Unterschrift lässt sich am Arbeitsplatz, mobil oder im Browser erstellen. Entscheidend ist die passende Signaturstufe. Mit Unterschriftenpads, signoSign/2 und signoSign/Universal unterstützt signotec unterschiedliche Signaturprozesse. Prüfen Sie vor der Einführung die Formvorschriften und den gewünschten Ablauf.