DEVK bearbeitet Anträge schneller mit signotec

Das reformierte Versicherungsvertragsgesetz hat zu einer Papierflut bei der Antragsbearbeitung geführt: Acht Millionen Seiten pro Jahr musste der hauptberufliche Außendienst der DEVK Versicherung deswegen drucken und an die Regionaldirektionen schicken. Um neue, digitale Wege bei der Antragsbearbeitung zu gehen, führte die Versicherung eine kombinierte Hard- und Softwarelösung von signotec ein. Versicherungsanträge werden dadurch nicht mehr ausgedruckt, sondern elektronisch unterschrieben und mit dem Datensatz in der Antragssoftware verbunden.

Christoph Kempf, Bereich Vertriebssysteme aus der Abteilung Verkaufssysteme der DEVK: „Bei signotec überzeugten uns einerseits die robuste, individualisierbare Hardware sowie die Einfachheit in der Benutzerführung der Signatursoftware. Hinzu kamen der erstklassige Kundenservice sowie die niedrigen Kosten.“

Im Beratungsgespräch gibt der DEVK-Mitarbeiter nach wie vor die Vertragsdaten in der Angebots- und Antragssoftware EAS ein, steuert aber, wenn es um den Antrag geht, nun einen anderen Druckertreiber an. Daraufhin wird ein PDF am Bildschirm erzeugt, in welches der Antragsteller per Pen-Pad seine Unterschrift beweissicher einfügt. Das PDF wird anschließend zentral archiviert und mit dem EAS-Datensatz verbunden. Entstanden ist ein einheitlicher Vorgang, der an die zuständige Regionaldirektion weitergeleitet und dort unmittelbar verarbeitet wird. Jede Unterschrift ist untrennbar mit dem jeweiligen Antragsdokument verbunden, so ist ein Missbrauch ausgeschlossen.

Bei den Vermittlern vor Ort haben die Pads für deutliche Arbeitserleichterung und Zeitersparnis gesorgt, denn das bisherige Ausdrucken, Faxen und Scannen entfällt. Der Druckbedarf der Generalagentur Brandt in Essen zum Beispiel hat sich dadurch etwa halbiert. Große Beratungsstellen gewinnen durch Einsatz der elektronischen Signatur und Automatisierung bisher papiergebundener Vorgänge bis zu fünf Stunden pro Woche.

Die DEVK will im Innendienst nach und nach zu einem elektronischen Vorgangsmanagement übergehen, auch für Prozesse über die Antragsbearbeitung hinaus. So wird immer weniger Papier generiert. Die elektronische Signatur ist dafür die notwendige Voraussetzung.