Comparaison entre les signatures électroniques et les signatures manuscrites

Résumé des points clés : dans la plupart des processus d’entreprise, la signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite ; elle est plus rapide à traiter et moins coûteuse à gérer. Toutefois, lorsque la loi exige la forme écrite — par exemple, dans le cas des baux à durée déterminée de plus d’un an —, une signature électronique qualifiée ou une signature manuscrite reste nécessaire. Pour certains documents, tels que les garanties fournies par des particuliers, le format électronique est même totalement exclu. La comparaison suivante montre où se situent réellement les différences dans la pratique.

Les signatures manuscrites sont traditionnellement considérées comme une preuve fiable de l’intention d’une personne de conclure un contrat.

1. À l’heure actuelle, les signatures électroniques sont, dans une large mesure, considérées comme équivalentes à ces dernières au sens du règlement eIDAS.
2. Une signature électronique qualifiée (QES) satisfait pleinement à l’exigence de la forme écrite conformément à l’article 126a du Code civil allemand (BGB) et donne en outre lieu à une présomption de preuve conformément à l’article 25, paragraphe 2, du règlement eIDAS. Cela signifie qu’en cas de litige, la signature est présumée authentique et qu’il incombe à la partie adverse d’en apporter la preuve du contraire.
3. Une signature électronique avancée (AES), telle que celle générée par une tablette de signature signotec, suffit pour tous les contrats qui n’exigent pas la forme écrite en vertu de la loi ; en d’autres termes, pour la grande majorité des transactions commerciales quotidiennes.

Avec un peu de pratique, une signature manuscrite sur papier peut être falsifiée et, en cas de litige, son authenticité doit généralement être vérifiée au moyen d’analyses graphologiques coûteuses. Les signatures électroniques avec capture biométrique, en revanche, enregistrent des caractéristiques individuelles telles que la pression, la vitesse d’écriture, la durée et l’accélération, qui sont bien plus difficiles à falsifier que la simple apparence de l’écriture. De plus, le document est scellé par une signature cryptographique basée sur un certificat, de sorte que toute altération ultérieure est immédiatement détectée — un mécanisme de protection que le papier ne peut tout simplement pas offrir.

La différence pratique la plus significative réside dans le flux de travail. Un contrat sur papier nécessite les étapes suivantes : impression, envoi, signature, retour, numérisation et archivage, un processus qui peut prendre plusieurs jours, en fonction des délais d’acheminement postal. Les documents signés électroniquement, en revanche, sont prêts à être officialisés en quelques minutes, quel que soit le lieu où se trouvent les signataires. Pour les entreprises traitant un volume élevé de contrats, cela se traduit par une réduction significative des délais de traitement et une comptabilisation plus rapide des recettes.

Les processus sur papier entraînent des coûts récurrents liés à l’impression, aux frais d’envoi, au toner et à l’archivage physique, qui sont éliminés grâce aux signatures numériques. Par ailleurs, il faut prévoir des investissements ponctuels dans des tablettes de signature ou des licences logicielles, ainsi que, le cas échéant, des coûts récurrents liés aux certificats QES correspondant à chaque transaction. Dans le cas de volumes de signatures moyens à élevés, l’investissement dans des solutions de signature numérique est généralement amorti en quelques mois, car les coûts d’envoi, de personnel et d’archivage, en particulier, sont réduits de manière permanente.

Chaque impression sur papier évitée permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi l’empreinte carbone d’une entreprise. En supprimant le recours aux envois postaux, on réduit également les émissions de CO₂ liées au transport. Pour les entreprises tenues de publier des rapports de développement durable ou qui se sont fixé des objectifs ESG, le passage aux signatures électroniques représente donc également une contribution quantifiable à la réduction de leur empreinte carbone.

Malgré tous ces avantages, dans certains cas, la signature manuscrite — ou, à tout le moins, une signature électronique qualifiée — reste une exigence légale. Dans le cas des baux à durée déterminée d’une durée supérieure à un an, l’article 550 du Code civil allemand (BGB) exige la forme écrite, qui ne peut être respectée par voie électronique qu’au moyen d’une signature électronique qualifiée (QES). Il en va de même pour les contrats de crédit à la consommation conformément à l’article 492 du Code civil allemand (BGB) et pour certains contrats de travail à durée déterminée conformément à l’article 14, paragraphe 4, de la loi sur le travail à temps partiel et à durée déterminée. Dans certains cas, la forme électronique est même totalement exclue : selon l’article 766, deuxième phrase, du Code civil allemand (BGB), une déclaration de garantie émanant d’un particulier doit être signée à la main sur papier ; dans ce cas, même une signature électronique qualifiée (QES) ne suffit pas. Les entreprises devraient donc vérifier quels types de documents sont concernés avant de numériser entièrement leurs processus de signature et planifier en conséquence l’utilisation des procédures avec signature électronique qualifiée (QES) ou continuer à utiliser le papier pour ces cas spécifiques.

Une signature électronique est-elle aussi sûre qu’une signature manuscrite ?

À bien des égards, elle est même plus sûre, car les caractéristiques biométriques et le chiffrement du document offrent une protection supplémentaire contre la falsification que le papier ne peut garantir.

Les clients peuvent-ils refuser d’utiliser une signature électronique ?

Oui, tant qu’il n’existe aucune obligation légale d’utiliser des signatures électroniques, il est généralement toujours possible de signer sur papier.

En moyenne, combien de temps gagne-t-on en passant aux signatures électroniques ?

Selon le processus initial, les délais de traitement pour la signature des contrats sont généralement réduits de plusieurs jours à quelques minutes.

Quel est l’investissement nécessaire pour se lancer ?

Pour la plupart des cas d’utilisation, une tablette pour signer et une licence logicielle suffisent ; l’intégration complète dans le système est facultative et dépend du secteur.

Cette transition est-elle conforme au RGPD ?

Oui, à condition que la solution utilisée intègre un chiffrement, des contrôles d’accès et des politiques de suppression des données conformes aux exigences du RGPD ; les solutions signotec sont précisément conçues à cette fin.

Dans la grande majorité des processus d’entreprise, les signatures électroniques sont désormais comparables, voire supérieures, aux signatures manuscrites : elles sont plus rapides, plus économiques et, à bien des égards, plus sûres. Ce n’est que lorsqu’il existe une obligation légale de présenter un document par écrit qu’un niveau de signature plus élevé est nécessaire, et ce n’est que dans de rares cas exceptionnels que la signature électronique est totalement exclue. Par conséquent, les entreprises ne devraient pas adopter une approche unique pour tous, mais choisir le niveau de signature adapté en fonction du type de document et répondre de manière flexible à ces deux cas de figure grâce aux solutions de signotec.