Contrôle électronique de la présence avec signotec

Avec l’introduction de l’authentification notariale électronique en présence physique (e-notarisation), en vigueur depuis le 29 décembre 2025, les notaires allemands, sous l’égide de la Chambre fédérale des notaires, franchissent une étape importante vers la numérisation.

Les actes notariés peuvent désormais être facilement rédigés au format électronique lors de la procédure en présentiel et signés à l’aide d’une tablette de signature, en remplacement du processus sur papier. Il s’agit d’une avancée majeure pour les procédures notariales.
Auparavant, même si les documents étaient déjà rédigés électroniquement, ils devaient être imprimés et signés à la main par toutes les parties concernées pour l’authentification notariale. Ces documents devaient ensuite être à nouveau numérisés pour être transférés vers les archives électroniques. Ce double passage entre les supports papier et électroniques constituait l’un des principaux goulots d’étranglement numériques du processus et représentait une perte considérable de temps et de ressources. Chaque modification ou correction nécessitait souvent plusieurs impressions et étapes supplémentaires, un processus chronophage et inefficace.

Grâce à l’authentification notariale électronique via l’application de base XNP de la Chambre fédérale des notaires, ces processus sont désormais numériques et ne présentent plus d’interruption de support : les documents peuvent être créés directement au format électronique, les modifications sont intégrées immédiatement et les signatures des parties concernées sont recueillies directement au format numérique sur une tablette de signature ou au moyen d’une signature électronique qualifiée (QES). Une fois l’authentification notariale terminée, le notaire appose une signature électronique qualifiée, garantissant ainsi l’authenticité et l’intégrité du document électronique dans le processus numérique.

L’authentification notariale électronique convient généralement à toutes les procédures notariales ; celles-ci comprennent, par exemple, les contrats de vente immobilière, les constitutions de sociétés ou les contrats de mariage. Les seules exceptions concernent certaines dispositions patrimoniales en cas de décès (par exemple, les testaments), qui doivent continuer à être rédigées selon la procédure sur papier.

Les notaires économisent ainsi du temps, du papier et des frais de personnel, tandis que la sécurité juridique et la protection des données sensibles sont garanties grâce à la délégation de tâches à la Chambre fédérale des notaires. Les tiers privés n’ont pas accès aux contenus et les exigences de confidentialité, d’intégrité et de neutralité sont pleinement respectées.

Base juridique

L’authentification notariale électronique repose sur la « loi relative à l’introduction de l’authentification notariale électronique en présence du notaire ». L’article 13a de la loi sur l’authentification notariale (BeurkG) revêt une importance particulière ; il stipule notamment :

• Le document électronique doit être signé par les parties en présence du notaire, au moyen d’une signature électronique qualifiée (QES) ou d’un dispositif de saisie électronique de la signature, tel qu’une tablette de signature.
• Les signatures électroniques doivent être reproduites visuellement à la fin du document.

Cela garantit la sécurité juridique, la transparence et la traçabilité de l’authentification numérique.

Tablettes de signature signotec : capture de signatures efficace et sécurisée

Avec les tablettes de signature signotec Sigma et signotec Omega, les parties peuvent apposer leurs signatures directement au format numérique tandis que le document est affiché conformément à la loi. Ces appareils sont recommandés par la Chambre fédérale des notaires et permettent une authentification notariale numérique simple, sûre et transparente.

Avec les tablettes de signature signotec Sigma et signotec Omega, les parties peuvent apposer leurs signatures directement sous forme numérique, tandis que le document s’affiche conformément à la loi. Ces appareils sont recommandés par la Chambre fédérale des notaires et permettent une authentification notariale numérique simple, sûre et transparente.
Leur valeur ajoutée en bref :

• Conformité à la loi : respecte les exigences de l’article 13a de la loi allemande sur le notariat (BeurkG) : les signatures sont saisies électroniquement et reproduites visuellement sur le document.
• Intégration directe : intégration parfaite dans le flux de travail XNP ; prêts à l’emploi sur les postes de travail locaux grâce à la technologie plug-and-play.
• Serveurs terminaux : sur les serveurs terminaux, les appareils peuvent être utilisés en version FTDI ou avec le pilote de port VCOM.
• Assistance sans interruption : toutes les étapes sont numériques ; les impressions sont uniquement facultatives et aucune étape manuelle intermédiaire n’est nécessaire.
• Gain de temps et d’énergie : flux de travail efficace grâce à la gestion centralisée, aux modifications immédiates et aux signatures numériques.

Grâce à la combinaison de l’application de base XNP et des tablettes signotec, vous pouvez compter sur une configuration notariale sécurisée, numérique et prête pour l’avenir. Cela garantit que l’authentification notariale s’effectue non seulement de manière plus efficace, mais aussi conformément à la loi, en toute transparence et sans rupture de support : une véritable avancée pour les études notariales modernes.

Découvrez dès maintenant à quel point il est facile d’intégrer les tablettes de signature signotec Sigma et Omega dans vos flux de travail numériques existants et profitez des avantages de l’authentification notariale électronique en présentiel.

Vous souhaitez vous lancer dès maintenant ou obtenir plus d’informations ?

Les tablettes de signature signotec Sigma et Omega sont idéales pour l’authentification notariale électronique en présentiel et sont disponibles directement dans la boutique en ligne de signotec.

Pour une utilisation dans des environnements avec serveur de terminaux, selon la configuration du système, la version FTDI de Sigma (référence ST-ME105-2-FT100 ou ST-BE105-2-FT100) ou, à défaut, le pilote de port VCOM est requis.

La Chambre fédérale des notaires fournit de plus amples informations techniques et organisationnelles sur la certification électronique de présence et sur l‘application de base XNP dans sa rubrique d’aide en ligne : Manuel de la Chambre fédérale des notaires sur la certification électronique

---

Sources :

• Communiqué de presse de la Chambre fédérale des notaires sur la certification électronique de la présence physique, du 12 décembre 2025
• Loi sur la certification électronique de présence