Créer une signature : comment créer une signature numérique conforme à la législation

Une signature électronique peut être créée à l’aide d’une tablette de signature, sur un appareil mobile ou via une solution logicielle. Son effet juridique dépend du niveau de signature atteint conformément au règlement eIDAS : simple (EES), avancé (FES) ou qualifié (QES). Une signature avancée (FES) convient à de nombreux processus commerciaux non soumis à des formalités particulières. Si la forme écrite légale doit être remplacée par un support électronique, une signature qualifiée (QES) est requise, dans la mesure où la forme électronique n’est pas exclue.

Le choix de la méthode appropriée dépend du document, du lieu d’utilisation et du mode d’identification souhaité. signotec propose à cet effet des tablettes de signature et des logiciels pour des processus locaux ou basés sur un navigateur.

Quiconque souhaite créer une signature numérique peut soit insérer une image de sa signature manuscrite, soit signer un document par voie électronique. Une image de signature insérée constitue une signature électronique simple (EES). Des procédures techniques supplémentaires sont nécessaires pour attribuer la signature à une personne et prouver l’intégrité du document.

Le terme « signature électronique » est le terme juridique défini par le règlement eIDAS. La « signature numérique », au sens strict, désigne le procédé cryptographique. Dans la vie quotidienne, ces deux termes sont souvent utilisés de manière interchangeable. La comparaison des niveaux de signature offre un aperçu des niveaux juridiques.

Pour les signatures sur le lieu de travail ou au point de vente, un pavé de signature signotec constitue une solution pratique. Le capteur enregistre notamment la pression exercée, la vitesse d’écriture, le temps et l’accélération. Le logiciel crypte les données biométriques et les associe au document. Une signature cryptographique permet de détecter toute modification ultérieure apportée au fichier PDF.

Le guide d’achat « Tablette de signature pour les entreprises » vous aide à choisir la tablette adaptée à votre lieu d’utilisation et à vos besoins en matière d’affichage. Un lien vers ce guide sera ajouté ici dès sa publication.

En déplacement, la signature peut être saisie directement sur l’écran d’un terminal mobile compatible. Le logiciel utilisé détermine les caractéristiques à enregistrer et la manière dont elles sont associées au document. Sur iOS et Android, signotec utilise l’application signoSign pour iOS/Android ; celle-ci capture la signature au doigt ou au stylet sur l’écran.

Si un pavé tactile est également nécessaire, il est possible d’utiliser un signotec Sigma compact associé à un ordinateur portable. Cela évite ainsi l’impression, la numérisation et le transport ultérieur de documents papier.

signoSign/2, le logiciel de bureau de signotec, permet de mettre en œuvre des processus de signature locaux sur le lieu de travail. signoSign/Universal est utilisé pour les signatures via navigateur, sur place ou à distance : la personne signataire reçoit un lien et signe dans son navigateur.

Une signature électronique qualifiée (SEQ) est possible avec une licence appropriée et un prestataire de services de confiance qualifié connecté. Le prestataire se charge de l’identification qualifiée requise et de la délivrance du certificat. Pour une simple signature à distance, cette connexion n’est généralement pas nécessaire.

Le règlement eIDAS distingue les EES, les FES et les QES. Une EES peut suffire pour les démarches ne soumises à aucune forme particulière, mais sa valeur probante est généralement moindre. Une FES doit être attribuée de manière univoque à la personne signataire et permettre de détecter toute modification ultérieure apportée au document signé. La QES est juridiquement assimilée à la signature manuscrite (art. 25, al. 2, du règlement eIDAS).

La nécessité d’une QES dépend des exigences légales spécifiques en matière de forme. Pour certaines procédures, la forme électronique est expressément exclue. Choisissez donc le niveau de signature en fonction du document et du risque. Les principes fondamentaux de l’eIDAS et la comparaison des niveaux permettent d’approfondir le cadre juridique.

Comment puis-je créer gratuitement ma signature numérique ?
Il est possible de générer gratuitement une image de signature. Il s’agit d’une signature électronique simple. Pour obtenir une signature électronique avancée (FES) ou une signature électronique qualifiée (QES), vous devez utiliser un procédé de signature adapté.

Une signature tracée à l’écran est-elle valable ?
Elle peut constituer une signature électronique simple. Sa validité pour une procédure concrète dépend des exigences de forme et des critères de preuve.

Comment créer une signature électronique avancée ?
Utilisez un logiciel de signature adapté qui identifie de manière univoque la personne et rend visibles les modifications ultérieures apportées au document. Un pavé de signature peut, à cet effet, enregistrer des caractéristiques biométriques.

Puis-je signer en tant que mandataire ?
Oui, si vous êtes habilité à agir en tant que mandataire. Le pouvoir de représentation et une identification claire doivent être vérifiés indépendamment du niveau technique de la signature.

Ai-je besoin d’une connexion Internet ?
Ce n’est pas obligatoire pour la saisie locale à l’aide d’un pavé de signature et d’un logiciel de bureau. Les signatures à distance via un navigateur et le transfert vers des systèmes externes tels que les systèmes de gestion documentaire (DMS) ou les progiciels de gestion intégrés (ERP) nécessitent une connexion, selon le processus.

Conclusion

Une signature électronique peut être créée sur le lieu de travail, en déplacement ou dans un navigateur. Le niveau de signature approprié est déterminant. Avec les tablettes de signature, signoSign/2 et signoSign/Universal, signotec prend en charge différents processus de signature. Vérifiez les exigences formelles et le déroulement souhaité avant la mise en place.