Étude de cas Ecovis : collaboration numérique entre un cabinet d’avocats et un client

Ecovis est un cabinet de conseil qui, avec plus de 100 agences en Allemagne, accompagne les entreprises de taille moyenne issues de divers secteurs. Afin de garantir et de promouvoir durablement l’activité économique de ses clients, Ecovis met en commun l’expertise sectorielle et nationale de l’ensemble de ses comptables, auditeurs, avocats et conseillers d’entreprise. Dans ce contexte, la numérisation occupe clairement une place centrale. Ecovis s’efforce en permanence de numériser efficacement les processus liés aux services et au cabinet, afin d’étendre et d’améliorer la collaboration sans papier avec ses clients.

Dans un premier temps, Ecovis a mis en place le système de gestion documentaire DATEV DMS. Par la suite, le groupe de cabinets a recherché une solution permettant de signer des documents conformément à l’eIDAS et sans rupture de format, pour ensuite les intégrer et les archiver facilement dans les processus numériques.

Avec DIGISign, Ecovis a trouvé ce qu’il cherchait. En mai 2019, le groupe de cabinets d’avocats a lancé la phase pilote de la solution dans certains cabinets, intégrant ainsi l’outil de manière optimale dans ses processus. À l’automne 2019, le déploiement a alors commencé pour Ecovis Allemagne. La réaction des clients et des collaborateurs du cabinet est déjà extrêmement positive, à tel point que son utilisation sera encore étendue.

« Auparavant, le secrétariat rédigeait les documents, les imprimait en double exemplaire et les remettait au comptable dans un dossier pour qu’il les signe. Le comptable signait ensuite les deux copies en présence du client. Le client conservait un exemplaire original, tandis que le secrétariat numérisait le second, l’archivait numériquement et le conservait également physiquement dans un dossier. Un processus qui demandait du temps et du personnel », c’est ainsi que Thomas Schnellhammer, responsable du bureau Ecovis à Passau, décrit le processus de signature avant l’introduction de la signature électronique avec DIGISign.

DIGISign permet aux clients et aux collaborateurs des bureaux de signer électroniquement des documents : ceux-ci n’ont plus besoin d’être imprimés, numérisés ni archivés. Le document PDF à signer est sélectionné dans le DATEV DMS, signé à l’aide de la tablette de signature et archivé automatiquement dans le système du client conformément aux exigences d’audit. Dans cette vidéo, vous découvrirez comment fonctionne exactement la signature électronique avancée avec DIGISign et quels sont les avantages pour les cabinets d’avocats.

« Il n’est plus nécessaire d’imprimer le document pour la signature manuscrite ni d’archiver la version papier, puis de numériser les documents signés pour le dossier numérique du client. Le client reçoit le document signé directement au format électronique et sans perte de mise en page. Je recommande vivement DIGISign », résume Thomas Schnellhammer.