MHH : Contrats d’assistance signés numériquement avec signotec

Chaque année, plus de 65 000 patients sont admis à la Faculté de médecine de Hanovre et chacun d’entre eux doit signer un contrat de soins de santé au moment de son admission. Auparavant, cette procédure était effectuée manuellement sur papier : le patient devait signer trois fois chaque exemplaire du contrat, un pour lui, un pour les archives et un pour le dossier médical conservé au sein du service. Les copies devaient ensuite être classées et acheminées via le système de courrier interne vers le service des archives ou le service concerné, un processus très chronophage au cours duquel il arrivait parfois que des copies importantes n’atteignent leur destination qu’après une série de détours.

Depuis 2015, ce processus a été considérablement simplifié. Une fois la carte de santé numérisée aux guichets d’enregistrement du service central d’admission des patients, de la clinique pédiatrique, de la clinique dentaire, de la clinique gynécologique, des urgences et de l’unité mobile d’admission des patients, les données personnelles du patient sont transférées directement vers le contrat de soins médicaux via un logiciel de gestion des contrats. La saisie manuelle des données personnelles, qui prenait beaucoup de temps, est entièrement supprimée ; il suffit de saisir les réponses à quelques questions supplémentaires. Les contrats de soins médicaux sont ensuite signés à l’aide des solutions de signature électronique de signotec.

Plus précisément, le MHH utilise le logiciel signoSign/2 associé à la tablette de signature signotec Sigma, intégrée à l’environnement Citrix via un contrôleur Virtual Channel. Une fois configurée, la tablette de signature communique avec le serveur via ce canal virtuel établi. La signotec Sigma se distingue par sa conception robuste et compacte, ce qui la rend idéale pour une utilisation dans le domaine de l’admission mobile des patients. Grâce à son capteur de grande taille, même les signatures les plus complexes peuvent être saisies avec précision sur la tablette.

Le logiciel de signature signoSign/2, quant à lui, sert à créer et à signer à la main des documents PDF, qui peuvent ensuite être traités automatiquement. Les signatures électroniques avancées créées avec signoSign/2 sont conformes à la norme ISO et aux exigences du règlement eIDAS, ce qui garantit leur valeur probante et leur sécurité juridique.

Cette approche permet à la MHH de réaliser des économies considérables en termes de temps, d’argent et de ressources : une seule copie du contrat de soins de santé est imprimée pour le patient ; tout le reste est numérisé et archivé au format numérique ou transmis selon les besoins.

Outre la création de contrats de soins, la MHH utilise également les solutions de signotec pour la gestion des sorties à la fin du séjour hospitalier. Grâce à leur facilité d’utilisation et à leurs performances fiables, ces solutions ont reçu un accueil très positif tant de la part du personnel que des patients.