Regolamento eIDASChe cos’è una firma elettronica? La guida completa all’eIDAS
Firmare contratti, rilasciare autorizzazioni, archiviare documenti: in molte aziende oggi tutto questo avviene ormai da tempo senza l’uso della carta. La base giuridica di tutto ciò è il regolamento eIDAS dell’UE che, dal 2016, fornisce un quadro normativo uniforme che definisce cosa sia una firma elettronica, i tre livelli di firma elettronica e l’efficacia giuridica di ciascuno di essi. Secondo Fortune Business Insights, il mercato europeo delle firme digitali è cresciuto fino a raggiungere i 2,43 miliardi di dollari solo nel 2024 — e dovrebbe arrivare a 42,08 miliardi di dollari entro il 2032 (Fortune Business Insights, Europe Digital Signature Market, 2024).
Cosa sta guidando questa crescita? E, soprattutto: quale livello di firma ti serve effettivamente per i tuoi documenti?
Questa guida risponde proprio a queste domande: dalla definizione e dai tre tipi di firma alla questione di cosa significheranno l’eIDAS 2.0 e il portafoglio EUDI per la tua azienda a partire da dicembre 2026.
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Punti chiave in sintesi
- Il regolamento eIDAS (UE n. 910/2014) definisce tre livelli di firme elettroniche: EES, FES e QES, valide in tutti i 27 Stati membri dell’UE.
- Nessun tribunale dell’UE può respingere una firma elettronica esclusivamente perché non è apposta su supporto cartaceo (articolo 25, paragrafo 1, del regolamento eIDAS).
- La QES è giuridicamente equivalente a una firma autografa, ma non è richiesta per la maggior parte dei contratti commerciali.
- Le firme biometriche sui tablet di firma signotec soddisfano tutti e quattro i requisiti per la FES stabiliti nell’articolo 26 del regolamento eIDAS e sono giuridicamente valide in sede giudiziaria.
- Entro dicembre 2026, tutti gli Stati membri dell’UE dovranno fornire un portafoglio EUDI che consenta di apporre la QES direttamente da uno smartphone (Regolamento (UE) 2024/1183, articolo 5 bis).
Che cos’è una firma elettronica ai sensi del regolamento eIDAS?
Il regolamento eIDAS (regolamento (UE) n. 910/2014) definisce la firma elettronica come «dati in forma elettronica allegati o logicamente associati ad altri dati elettronici e che il firmatario utilizza per firmare» (articolo 3, paragrafo 10, del regolamento eIDAS). In pratica, ciò significa che qualsiasi processo digitale mediante il quale una persona conferma l’autenticità e l’integrità di un documento elettronico può costituire una firma elettronica — che va dal semplice inserimento del proprio nome a una firma qualificata protetta crittograficamente.
Importante: dal 1° luglio 2016, il regolamento eIDAS è direttamente applicabile in tutti i 27 Stati membri dell’UE. Una firma apposta in Germania è automaticamente riconosciuta come giuridicamente valida in Francia, Austria, Spagna o nei Paesi Bassi, senza alcuna formalità aggiuntiva.
Firme elettroniche e firme digitali: qual è la differenza?
Nel linguaggio comune, i due termini vengono utilizzati in modo intercambiabile. Ciò è tecnicamente inesatto: “firma elettronica” è il termine generico giuridicamente corretto ai sensi del regolamento eIDAS. Il termine «firma digitale» si riferisce al processo crittografico (coppia di chiavi asimmetriche) utilizzato per garantire la sicurezza delle FES e delle QES. Una firma elettronica qualificata è quindi sempre una firma digitale, ma non tutte le firme digitali soddisfano gli standard di una QES.
Principio giuridico fondamentale: nessun tribunale può rifiutare
L’articolo 25, paragrafo 1, del regolamento eIDAS stabilisce che a una firma elettronica non possa essere negato l’efficacia giuridica o l’ammissibilità come prova nei procedimenti giudiziari esclusivamente per il fatto che essa sia in forma elettronica o non soddisfi i requisiti previsti per una firma elettronica qualificata. Si tratta di una norma obbligatoria dell’Unione europea, che si applica in ogni Stato membro, indipendentemente dalla legislazione nazionale.
Un quadro giuridicoQuali sono i tre livelli di firma definiti dall’eIDAS?
Il regolamento eIDAS riconosce tre livelli che si basano l’uno sull’altro. Essi si differenziano in termini di livello di sicurezza, complessità tecnica ed efficacia giuridica vincolante. Il livello richiesto dipende dal documento e dai requisiti formali applicabili, non da una gerarchia generale basata sul criterio della “massima sicurezza”.
Firma elettronica semplice (EES)
L’EES è la forma più accessibile. Un’immagine scannerizzata di una firma, un nome digitato in calce a un’e-mail o il clic su “Accetto” in un modulo web possono tutti essere considerati EES. È adatta a documenti a basso rischio in cui non vi sono requisiti formali previsti dalla legge: approvazioni interne, accordi informali, ordini effettuati in sistemi sicuri.
L’EES di solito non offre alcuna protezione crittografica. Chiunque voglia contestarla in tribunale ha vita più facile, poiché la parte che fa affidamento sulla firma deve provarne l’autenticità.
Firma elettronica avanzata (AES)
Il FES soddisfa quattro requisiti cumulativi stabiliti dall’articolo 26 del regolamento eIDAS:
- È collegato in modo univoco al firmatario.
- Consente l’identificazione del firmatario.
- È stato creato utilizzando dati di cui il firmatario può avvalersi con un elevato grado di fiducia e che sono sotto il suo esclusivo controllo.
- È collegato ai dati firmati in modo tale che qualsiasi modifica successiva sia rilevabile.
Firma elettronica qualificata (QES)
Il QES rappresenta il livello più elevato. Si basa sul FES e aggiunge due ulteriori requisiti (articolo 28 del regolamento eIDAS):
- Deve essere generato utilizzando un dispositivo qualificato per la creazione di firme elettroniche (QSCD).
- Deve basarsi su un certificato qualificato rilasciato da un prestatore di servizi di fiducia qualificato (QTSP) incluso in un elenco di fiducia dell’UE.
Importante: l’articolo 25, paragrafo 2, del regolamento eIDAS stabilisce che una QES ha lo stesso effetto giuridico di una firma autografa.
Qual è il livello di firma digitale effettivamente richiesto dal tuo documento?
Un errore comune nella pratica: molte aziende ricercano specificatamente soluzioni QES perché considerate il livello “più elevato” di sicurezza, anche se dal punto di vista giuridico il FES è del tutto sufficiente per il processo in questione. Se poi il QES viene effettivamente implementato, ciò comporta costi superflui e processi più complessi, senza alcun reale valore aggiunto dal punto di vista giuridico. La domanda giusta non è «Quanto deve essere sicuro?», ma piuttosto: «Quali requisiti formali si applicano al documento in questione?»
Documenti per i quali la firma elettronica non è sufficiente
Gli esempi riportati di seguito sono forniti a titolo indicativo. Si prega di notare che l’elenco non è esaustivo.
| Documento | Settore / Area | Motivo |
|---|---|---|
| Dichiarazione di garanzia per il consumatore | Banche / Diritto | Modulo elettronico vietato dalla legge (art. 766, comma 2 del Codice civile tedesco (BGB)) |
| Contratto di compravendita immobiliare | Immobili / Diritto | Autenticazione notarile richiesta dalla legge (art. 311b del Codice civile tedesco (BGB)) |
| Promessa di donazione | Privato / Diritto | Autenticazione notarile richiesta dalla legge (art. 518 del Codice civile tedesco (BGB)) |
| Contratto successorio | Privato / Diritto | Autenticazione notarile prevista dalla legge (art. 2276 del Codice civile tedesco (BGB)) |
| Accordi di risoluzione e di liquidazione relativi a contratti di lavoro | Commercio e industria / Risorse umane | Forma elettronica esclusa dalla legge (art. 623 del Codice civile tedesco (BGB)) |
Documenti per i quali la firma elettronica qualificata (QES) è richiesta per legge
Gli esempi riportati di seguito sono forniti a titolo indicativo. Si prega di notare che questo elenco non è esaustivo.
| Documento | Settore / Area | Motivo |
|---|---|---|
| Contratto di lavoro a tempo determinato (in forma scritta ai sensi dell’articolo 14 della TzBfG) | Commercio al dettaglio e industria / Risorse umane | Forma scritta richiesta dalla legge (art. 14 della TzBfG) |
| Contratto di prestito al consumo fruttifero | Banche | Forma scritta prevista dalla legge (art. 492 del Codice civile tedesco (BGB)) |
| Contratto di locazione a tempo determinato di durata superiore a un anno | Immobili | Forma scritta prevista dalla legge (art. 550 del Codice civile tedesco (BGB)) |
| Referenze lavorative | Commercio e industria / Risorse umane | La forma scritta o elettronica è richiesta dalla legge (art. 109, comma 3, della Legge sul regolamento del commercio (GewO), art. 630, comma 3, del Codice civile tedesco (BGB), nella versione vigente) |
Documenti per i quali è sufficiente il FES
Gli esempi riportati di seguito sono forniti a titolo indicativo. Si prega di notare che questo elenco non è esaustivo.
| Documento | Settore / Area | Motivo |
|---|---|---|
| Conferma di ricezione merci / Bolla di consegna | Vendita al dettaglio e industria | Il destinatario firma sul tablet al momento del ricevimento della merce; la firma è collegata in modo permanente al documento ed è immediatamente disponibile nel sistema |
| Documenti giustificativi per l’apertura di un conto, rapporto di consulenza | Banche | Soddisfa i requisiti di documentazione. Il FES con dati biometrici o autenticazione a due fattori rafforza la catena di custodia |
| Notifica di sinistro / denuncia di sinistro | Assicurazioni | Firma legalmente valida apposta in loco dal perito o dal responsabile della gestione dei sinistri |
| Contratto di incarico | Consulenza fiscale | Chiaro incarico a favore del cliente tramite firma biometrica direttamente alla reception |
| Moduli amministrativi, richieste | Enti pubblici | Nella maggior parte dei casi, il sistema FES sostituisce la firma su carta direttamente al punto vendita (POS) o allo sportello |
| Consenso del paziente, contratto di cura | Assistenza sanitaria | Il FES biometrico garantisce la prova del consenso personale presso il luogo di cura |
| Contratti di lavoro a tempo indeterminato, allegati e documenti giustificativi (NachwG) | Commercio al dettaglio e industria / Risorse umane | La FES garantisce la prova e fornisce un valore probatorio a lungo termine |
Come funziona, dal punto di vista tecnico, la firma elettronica avanzata?
Il FES rappresenta il livello in cui signotec dimostra la propria competenza fondamentale. Esistono due approcci tecnici per soddisfare i quattro requisiti stabiliti dall’articolo 26: il FES basato su OTP e il FES biometrico. Entrambi sono equivalenti dal punto di vista giuridico, ma non lo sono dal punto di vista forense.
FES basata su OTP
Prima della firma, il firmatario riceve un codice monouso tramite SMS o e-mail. Il codice conferma l’identità del firmatario, è collegato al documento e stabilisce così un’associazione univoca. Questo metodo è particolarmente adatto alle firme a distanza: il firmatario non è fisicamente presente ed è sufficiente una semplice verifica dell’identità tramite un numero di cellulare noto.
Limite: se il numero di cellulare utilizzato per l’SMS è stato compromesso, o se il firmatario in seguito nega di aver apposto personalmente la firma, l’unica prova rimanente è la registrazione dell’invio dell’OTP — non una caratteristica fisica del firmatario.
FES biometrico sui tablet per firme signotec
Con la tecnologia FES biometrica, la persona firma utilizzando uno stilo su un tablet per firme signotec — proprio come al solito, ma in formato digitale. Il tablet acquisisce molto più della semplice grafia visibile, includendo:
- La curva di pressione della penna con risoluzione al millisecondo
- La velocità e l’accelerazione del movimento della mano
- I punti in cui lo stilo viene sollevato
- Il ritmo temporale individuale della firma
Ciascuna di queste caratteristiche è unica per il firmatario.
Questi dati grezzi vengono crittografati e incorporati nel documento. Sono indissolubilmente legati al contenuto esatto del documento: qualsiasi modifica successiva al documento invalida la firma. In caso di controversie legali, i dati biometrici possono essere analizzati da esperti di grafometria. Ciò garantisce un livello di forza probatoria che una firma tramite OTP via SMS non può raggiungere per motivi strutturali.
Ai sensi dell’articolo 26 dell’eIDAS, la FES deve essere «creata utilizzando dati che il firmatario possa utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo con un elevato livello di affidabilità». I dati biometrici della grafia sono legati esclusivamente alle caratteristiche fisiologiche del firmatario: nessun altro metodo soddisfa questo requisito in modo più diretto. (Regolamento (UE) n. 910/2014, articolo 26, lettera c))
Cosa prevede l’eIDAS 2.0 e quali modifiche entreranno in vigore entro dicembre 2026?
Il regolamento eIDAS modificato (UE 2024/1183) è entrato in vigore il 20 maggio 2024. Esso non modifica la gerarchia a tre livelli costituita da EES, FES e QES, né altera l’efficacia giuridica dei singoli livelli. Ciò che introduce è il Portafoglio europeo di identità digitale (EUDI Wallet).
Che cos’è l’EUDI Wallet?
L’EUDI Wallet è un’app rilasciata dalle autorità pubbliche in cui i cittadini possono conservare prove digitali di identità, qualifiche e documenti, nonché utilizzarla per creare una firma elettronica qualificata (QES) direttamente dal proprio smartphone, senza bisogno di un token hardware o di una smart card. Entro dicembre 2026, ogni Stato membro dell’UE dovrà offrire almeno un’applicazione di questo tipo (Regolamento (UE) 2024/1183, art. 5a).
A partire dal 1° gennaio 2027, le autorità pubbliche saranno tenute ad accettare l’EUDI Wallet come mezzo di identificazione. A partire dal 31 dicembre 2027, ciò varrà anche per alcune imprese private operanti in settori regolamentati (servizi finanziari, telecomunicazioni, sanità).
Nello specifico: chiunque gestisca processi QES dovrà, a partire dal 2027, accettare la verifica dell’identità tramite il portafoglio EUDI come mezzo di autenticazione. Ciò semplifica notevolmente la QES a distanza, ma non modifica la logica del livello di firma in sé.
Nel 2024 è entrato in vigore il regolamento (UE) 2024/1183 (eIDAS 2.0) è entrato in vigore, obbligando tutti i 27 Stati membri dell’UE a fornire, entro dicembre 2026, almeno un portafoglio EUDI che consenta la QES direttamente da uno smartphone — senza la necessità di un dispositivo di sicurezza fisico (eIDAS 2.0, art. 5a; Commissione europea, Portafoglio europeo di identità digitale, consultato il 17 giugno 2026).
Come implementare le firme conformi alla direttiva eIDAS — i requisiti tecnici
Una soluzione di firma conforme alla direttiva eIDAS deve soddisfare tre requisiti: il formato corretto della firma, la validità a lungo termine e la conformità dell’infrastruttura alle norme sulla protezione dei dati.
Firme elettroniche contro firme autografe: quale delle due è più sicura?
Un errore comune è ritenere che, in caso di dubbio, una firma autografa sia giuridicamente più sicura. Ciò non è vero — almeno non in tutti i casi. Una firma elettronica qualificata (QES) ha lo stesso valore giuridico di una firma autografa (articolo 25, paragrafo 2, del regolamento eIDAS). Inoltre, una firma elettronica biometrica (FES) fornisce una prova che una firma cartacea è strutturalmente incapace di fornire:
| Caratteristica | Firma autografa | FES biometrico |
|---|---|---|
| Caratteristica antimanomissione | Non fornita automaticamente | Protezione crittografica |
| Data e ora | Non a prova di manomissione | Ancorato crittograficamente |
| Prova di identità | È necessario un perito calligrafo | Analisi grafometrica dei dati biometrici |
| Archiviabilità | È richiesto un documento cartaceo | Digitale, replicabile tutte le volte che è necessario |
| Efficienza del processo | Stampa, spedizione, scansione, archiviazione | Completamente digitale |
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Domande frequentiDomande frequenti sulle firme elettroniche ai sensi del regolamento eIDAS
Conclusione: il livello giusto — non il più alto
Le firme elettroniche non sono più un argomento di nicchia. Costituiscono la base tecnica e giuridica di ogni processo documentale senza supporto cartaceo nell’UE. Chiunque comprenda i tre livelli – EES, FES e QES –, sappia quando si applicano i vari requisiti formali e utilizzi la FES biometrica come sostituto a tutti gli effetti – e per certi aspetti superiore – della firma autografa, getta le basi per processi efficienti e conformi alla legge.
L’obiettivo non è utilizzare il livello più elevato in ogni caso. L’obiettivo è scegliere il livello giusto per ogni documento — e implementarlo in modo completo e trasparente.
signotec offre hardware e software per l’intera gamma delle firme elettroniche: dai pad di firma per la FES biometrica in loco, passando per i flussi di lavoro desktop, fino alla QES e alle firme a distanza. Contattateci: vi consiglieremo la soluzione più adatta al vostro caso d’uso specifico.
Fonti
• Regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio (eIDAS), Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, 28 agosto 2014. Articoli 3, 25, 26 e 28. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32014R0910, consultato il 17 giugno 2026.
• Regolamento (UE) 2024/1183 del Parlamento europeo e del Consiglio (eIDAS 2.0), Gazzetta ufficiale dell’UE, 30 aprile 2024. Art. 5a. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32024R1183, consultato il 17 giugno 2026.
• Fortune Business Insights, Dimensioni, quota e crescita del mercato europeo delle firme digitali, 2024. https://www.fortunebusinessinsights.com/europe-digital-signature-market-107411, consultato il 17 giugno 2026.
• Commissione europea, Portafoglio europeo di identità digitale, 2026. https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/eudi-wallet, consultato il 17 giugno 2026.
• Gazzetta ufficiale federale, Legge IV sulla riduzione della burocrazia (BEG IV), BGBl. 2024. In vigore dal 1° gennaio 2025.
• ETSI, EN 319 132-1: Firme elettroniche e infrastrutture (ESI); firme digitali XAdES, 2016.
• Ufficio federale per la sicurezza informatica (BSI), Regolamento eIDAS. https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Oeffentliche-Verwaltung/eIDAS-Verordnung/eidas-verordnung_node.html, consultato il 17 giugno 2026.