Service «Signatures numériques à Hambourg » : traitement simplifié des demandes dans le cadre de procédures spécialisées

Dans le cadre d’un projet de numérisation, Hamburg Service —une unité opérationnelle— a intégré les signatures électroniques directement dans les systèmes spécialisés de l’administration. L’objectif du projet est de permettre la soumission et le traitement des documents d’identité officiels sans aucune interruption dans les systèmes spécialisés OK.EWO (état civil et registre des résidents) et Paula.GO (questions relatives à la carte d’identité et au passeport).

Les citoyens peuvent signer électroniquement leurs demandes directement au guichet. Les signatures capturées sont transférées directement vers les systèmes spécialisés sans aucune interruption et y sont traitées.

Portée du projet et solution mise en œuvre

Dans le cadre de la mise en œuvre, 215 tablettes de signature Delta USB et la solution de signature signoSign/2 ont été déployées et intégrées dans l’environnement informatique existant.
L’appel d’offres et l’attribution du marché ont été réalisés par l’intermédiaire de Dataport AöR, le prestataire central de services informatiques pour l’administration publique, dans le cadre d’une procédure d’appel d’offres conforme à la loi sur les marchés publics.

Signature numérique sans interruption dans le processus administratif

Le principal avantage du projet réside dans la numérisation complète de l’ensemble du processus : de la demande et de la signature jusqu’au traitement ultérieur dans le système spécialisé.
L’ancien processus, qui impliquait des impressions papier, des signatures manuscrites et une numérisation ultérieure, est entièrement supprimé. À la place, la signature s’effectue directement au poste de travail du service, de manière entièrement numérique et sans aucune discontinuité dans le support.

Affichage agrandi des documents sur la tablette de signature

La tablette de signature USB Delta permet d’afficher des documents au format A4 dans leur intégralité directement sur l’appareil.

Les citoyens peuvent visualiser les documents dans leur intégralité avant de les signer et faire défiler l’écran pour examiner confortablement même des contenus de grande longueur. Cela garantit que la signature repose sur l’intégralité des informations contenues dans le document.

Fonctionnalités du logiciel de signature signoSign/2

Le logiciel signoSign/2 prend en charge l’ensemble du processus de traitement et de signature électronique des documents dans un environnement administratif. Il permet la création, la modification et la signature de documents PDF, ainsi que leur traitement automatisé au sein du flux de travail numérique.

Les principales fonctionnalités comprennent :

• Compatibilité avec les signatures électroniques avancées
• Ouverture, modification et signature de documents PDF
• Détection manuelle et automatique des champs de signature
• Placement automatique des positions de signature définies
• Contrôle basé sur des règles des flux de travail numériques
• Envoi automatique de documents par e-mail
• Capture sécurisée des données de signature biométrique

Cela signifie que la signature électronique s’intègre comme un élément indispensable d’un processus administratif entièrement numérique. Les citoyens peuvent visualiser les documents dans leur intégralité avant de les signer et faire défiler l’écran pour consulter facilement même les contenus les plus volumineux.

Signatures électroniques conformes à la loi

signoSign/2 génère des signatures électroniques conformes à la loi, conformément aux normes ISO et au règlement européen eIDAS.

L’intégrité des documents signés peut être vérifiée à tout moment sans avoir besoin de logiciels ou de systèmes techniques supplémentaires. La validation s’effectue directement sur le document lui-même.

Résultat du projet

L’introduction des signatures électroniques a considérablement accéléré et simplifié l’ensemble du processus de demande.

Parallèlement, le traitement a été entièrement intégré à la procédure spécialisée sans aucune discontinuité, éliminant ainsi les étapes intermédiaires manuelles et garantissant un traitement numérique sans interruption.

La combinaison du matériel de signature et du logiciel intégré permet l’envoi et le traitement des demandes de manière sécurisée, efficace et totalement fluide, directement au sein de la procédure spécialisée.