Signatures à distance avec DIGISign

DIGISign est une application compatible avec tous les systèmes d’archivage de l’écosystème DATEV, qui permet de signer numériquement des documents et de les archiver ensuite directement dans DATEV DMS. DATEV Autriche développe cette extension depuis 2019 ; elle est disponible aussi bien en Autriche qu’en Allemagne. Le document PDF à signer est sélectionné dans DATEV DMS, signé électroniquement et archivé automatiquement chez le client concerné en tant que version révisée. Ce processus est non seulement pratique, rapide et simple, mais il contribue également à rendre chaque cabinet d’avocats un peu plus numérique.

NOUVEAUTÉ : signatures à distance avec DIGISign

Jusqu’à présent, les signatures nécessaires étaient apposées directement sur place à l’aide d’une tablette de signature signotec. Depuis novembre 2021, il est également possible d’obtenir des « signatures à distance » via DIGISign. Ainsi, le document est partagé avec les signataires qui ne sont pas sur place, mais qui peuvent le signer indépendamment de l’heure et du lieu. Cela s’effectue très simplement en quatre étapes :

Étape 1 : Sélectionner le document
Le document est sélectionné, comme d’habitude, dans le système de gestion documentaire (DMS) et la zone de signature est définie.

Étape 2 : Sélectionner le contact et envoyer
Vous pouvez sélectionner le contact souhaité directement à partir des données de base du client ou saisir manuellement une adresse e-mail. L’invitation à signer est envoyée au contact par e-mail.

Étape 3 : Suivre l’état des signatures
Dans DIGISign, vous pouvez consulter à tout moment l’état de chacun des documents approuvés pour la signature à distance.

Étape 4 : Archivage en tant que version révisée
Une fois toutes les signatures nécessaires ajoutées, le document est archivé dans le système de gestion documentaire (DMS) en tant que version révisée du document original.

La nouvelle fonctionnalité est disponible via l’application web « signoSign/Universal » de signotec. La signature peut être effectuée, au choix, dans le navigateur à l’aide d’une tablette de signature ou sur n’importe quel smartphone ou tablette. DIGISign reste entièrement compatible avec tous les systèmes d’archivage de DATEV (DATEV DMS Classic, DATEV DMS et l’archivage numérique de documents de DATEV). Les documents peuvent être sélectionnés individuellement pour être signés. L’accès aux contacts enregistrés dans DATEV permet en outre d’envoyer très facilement les documents en s’appuyant sur les données stockées dans le système. Le suivi de l’état et la réintégration en tant que révision dans le DMS s’effectuent sans difficulté directement depuis DIGISign.

Les normes de sécurité élevées de signotec restent bien sûr une priorité absolue, y compris pour cette solution en ligne. Chaque signature ainsi apposée est une signature électronique avancée conforme aux normes ISO et eIDAS, ce qui la rend clairement attribuable au signataire. De plus, comme d’habitude, les versions révisées des documents sont automatiquement archivées dans tous les systèmes d’archivage DATEV compatibles.

Signer et archiver des documents au format numérique — aussi bien sur place qu’en ligne — : DIGISign est une solution très flexible pour tout cabinet d’avocats. Cela permet non seulement d’éviter la discontinuité entre les supports numériques et analogiques, mais aussi de réduire la consommation de papier et d’améliorer l’image moderne et numérique du cabinet.

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Vous souhaitez commencer dès maintenant avec DIGISign ou vous êtes déjà utilisateur de DIGISign et la possibilité de signatures à distance vous intéresse ? Vous pouvez contacter directement DATEV Autriche ici.