Confronto tra firme elettroniche e firme autografe

Punti chiave in sintesi: per la maggior parte dei processi aziendali, la firma elettronica ha lo stesso valore legale della firma autografa, è più rapida da elaborare e più conveniente da gestire. Tuttavia, laddove la legge richieda la forma scritta — ad esempio, nel caso di contratti di locazione a tempo determinato di durata superiore a un anno — rimane necessaria una firma elettronica qualificata o una firma autografa. Per determinati documenti, come le garanzie fornite da privati, la forma elettronica è addirittura del tutto esclusa. Il seguente confronto mostra dove si trovano effettivamente le differenze nella pratica.

Le firme autografe sono tradizionalmente considerate una prova affidabile dell’intenzione di una persona di stipulare un contratto.

1. Le firme elettroniche sono ora in gran parte considerate equivalenti a queste ultime ai sensi del regolamento eIDAS.
2. Una firma elettronica qualificata (QES) soddisfa pienamente il requisito della forma scritta ai sensi dell’articolo 126a del Codice civile tedesco (BGB) e, inoltre, comporta una presunzione di prova ai sensi dell’articolo 25, paragrafo 2, del regolamento eIDAS. Ciò significa che, in caso di controversia, la firma è inizialmente considerata autentica e spetta alla controparte dimostrare il contrario.
3. Una firma elettronica avanzata (AES), come quella generata da un tablet di firma signotec, è sufficiente per tutti i contratti che non prevedono un requisito di forma scritta previsto dalla legge — in altre parole, per la stragrande maggioranza delle transazioni commerciali quotidiane.

Con un po’ di pratica, una firma autografa su carta può essere falsificata e, in caso di controversia, la sua autenticità deve spesso essere verificata tramite costose analisi grafologiche. Le firme elettroniche con acquisizione biometrica, invece, registrano caratteristiche individuali quali la pressione, la velocità di scrittura, il tempo e l’accelerazione, che sono molto più difficili da falsificare rispetto al semplice aspetto della grafia. Inoltre, il documento viene sigillato con una firma crittografica basata su un certificato, in modo che qualsiasi alterazione successiva sia immediatamente rilevabile — un meccanismo di protezione che la carta semplicemente non è in grado di fornire.

La differenza pratica più significativa risiede nel flusso di lavoro. Un contratto cartaceo richiede le fasi di stampa, invio, firma, restituzione, scansione e archiviazione — un processo che può richiedere diversi giorni, a seconda dei tempi di consegna postale. I documenti firmati elettronicamente, invece, sono pronti per la finalizzazione in pochi minuti, indipendentemente dall’ubicazione dei firmatari. Per le aziende con un elevato volume di contratti, ciò comporta una significativa riduzione dei tempi di elaborazione e una più rapida contabilizzazione dei ricavi.

I processi cartacei comportano costi ricorrenti per la stampa, le spese postali, il toner e l’archiviazione fisica, che vengono eliminati con le firme digitali. D’altra parte, sono previsti investimenti una tantum in tavolette di firma o licenze software, nonché, ove applicabile, costi ricorrenti per i certificati QES relativi alle singole transazioni. Per volumi di firme medio-alti, l’investimento in soluzioni di firma digitale si ripaga generalmente nel giro di pochi mesi, poiché i costi di spedizione, di personale e di archiviazione, in particolare, vengono ridotti in modo permanente.

Ogni stampa cartacea evitata non solo riduce i costi, ma anche l’impronta di carbonio di un’azienda. Eliminando la necessità di ricorrere alle spedizioni postali, si riducono anche le emissioni di CO₂ legate ai trasporti. Per le aziende tenute a pubblicare rapporti di sostenibilità o che hanno obiettivi ESG, il passaggio alle firme elettroniche rappresenta quindi anche un contributo misurabile alla riduzione della propria impronta di carbonio.

Nonostante tutti questi vantaggi, in determinati casi la firma autografa – o almeno una firma elettronica qualificata – rimane un requisito di legge. Per i contratti di locazione a tempo determinato di durata superiore a un anno, l’articolo 550 del Codice civile tedesco (BGB) richiede la forma scritta, che può essere soddisfatta elettronicamente solo mediante una firma elettronica qualificata (QES). Lo stesso vale per i contratti di credito al consumo ai sensi dell’articolo 492 del Codice civile tedesco (BGB) e per determinati contratti di lavoro a tempo determinato ai sensi dell’articolo 14, comma 4, della Legge sul lavoro a tempo parziale e a tempo determinato. In alcuni casi, la forma elettronica è addirittura completamente esclusa: ai sensi dell’articolo 766, seconda frase, del Codice civile tedesco (BGB), una dichiarazione di garanzia da parte di un privato deve essere firmata a mano su carta — in questo caso, nemmeno una firma elettronica qualificata (QES) è sufficiente. Le aziende dovrebbero quindi verificare quali tipi di documenti sono interessati prima di digitalizzare completamente i propri processi di firma e pianificare di conseguenza l’utilizzo delle procedure con firma elettronica qualificata (QES) o continuare a utilizzare la carta per questi casi specifici.

Una firma elettronica è sicura quanto una firma autografa?

Sotto molti aspetti, è addirittura più sicura, poiché le caratteristiche biometriche e la crittografia del documento offrono una protezione aggiuntiva contro la falsificazione che la carta non è in grado di garantire.

I clienti possono rifiutarsi di utilizzare una firma elettronica?

Sì, purché non vi sia alcun obbligo legale di utilizzare le firme elettroniche, in genere è ancora possibile apporre la firma su carta.

In media, quanto tempo si risparmia passando alle firme elettroniche?

A seconda del processo iniziale, i tempi di elaborazione per la firma dei contratti vengono spesso ridotti da diversi giorni a pochi minuti.

Qual è l’investimento necessario per iniziare?

Per la maggior parte dei casi d’uso sono sufficienti un tablet per la firma e una licenza software; l’integrazione completa nel sistema è facoltativa e dipende dal settore.

Il passaggio è conforme al GDPR?

Sì, a condizione che la soluzione utilizzata implementi crittografia, controlli di accesso e politiche di cancellazione dei dati in conformità con i requisiti del GDPR — le soluzioni di signotec sono progettate proprio a questo scopo.

Per la stragrande maggioranza dei processi aziendali, le firme elettroniche sono ormai equiparabili, se non addirittura superiori, alle firme autografe: più veloci, più economiche e, sotto molti aspetti, più sicure. Solo laddove sussista un obbligo di forma scritta previsto dalla legge è necessaria una forma di firma di livello superiore, e solo in pochi casi eccezionali la forma elettronica è del tutto esclusa. Le aziende non dovrebbero quindi adottare un approccio unico per tutti, ma piuttosto selezionare il livello di firma appropriato a seconda del tipo di documento e coprire in modo flessibile entrambi gli scenari con le soluzioni di signotec.