Firma mobile sul campo: velocizzare le procedure di firma in loco

Punti chiave in sintesi: con le soluzioni di firma mobile di signotec, le firme possono essere acquisite direttamente presso la sede del cliente — nel pieno rispetto della normativa, con acquisizione biometrica e senza alcuna interruzione del flusso di lavoro cartaceo. Oltre alla grafia stessa, il sistema registra anche la pressione, la velocità e il ritmo di scrittura, soddisfacendo così i requisiti per una firma elettronica avanzata (FES) ai sensi del regolamento eIDAS. Per il personale sul campo, le operazioni di consegna e i servizi mobili, ciò elimina l’intero processo che coinvolge carta, scanner e schedari.

Chiunque si rechi ancora dai clienti con un blocco per appunti e una penna subisce una perdita sotto diversi aspetti: in termini di tempo, poiché i documenti firmati devono poi essere scansionati, archiviati e inseriti nel sistema; e in termini di certezza giuridica, poiché le firme cartacee sono più difficili da verificare in caso di controversia rispetto a quelle acquisite digitalmente. Un terzo aspetto è particolarmente rilevante: i documenti cartacei vanno persi o vengono restituiti troppo tardi. Un rapporto di servizio che non giunge all’azienda in tempo non verrà fatturato — e questo ha un impatto diretto sul flusso di cassa. A ciò si aggiungono le discrepanze nei dati tra i sistemi di archiviazione cartacei e i sistemi CRM o ERP digitali, che creano fonti di errore e aumentano il tempo impiegato nella ricerca dei documenti. Soprattutto nei settori con un elevato volume di contratti in loco — logistica, personale sul campo nel settore assicurativo, mestieri specializzati, servizi di assistenza — questo carico di lavoro aggiuntivo si traduce rapidamente in costi significativi.

Per signotec, la firma mobile è innanzitutto una soluzione software: il cliente firma direttamente sullo schermo di un laptop o di un dispositivo mobile, mentre il software registra contemporaneamente dati biometrici quali la pressione, la velocità di scrittura e il ritmo di scrittura. Laddove sia richiesta un’acquisizione particolarmente precisa, il personale sul campo e quello di assistenza dispone anche di un tablet per firme signotec compatto, come il modello Sigma, che si collega al laptop tramite USB. I dati biometrici acquisiti vengono crittografati e incorporati nel file PDF insieme a una firma crittografica in modo a prova di manomissione: ciò garantisce che eventuali modifiche successive al documento siano rilevabili. Il software gestisce l’intero processo, dalla visualizzazione del documento e dall’acquisizione della firma all’archiviazione automatica.

Applicazioni per la firma mobile

Nel settore della logistica e delle spedizioni, le conferme di consegna e le bolle di consegna possono essere firmate direttamente sul veicolo, eliminando la necessità di documenti cartacei. Nel settore assicurativo, i contratti e le denunce di sinistro vengono documentati in loco nel rispetto della normativa. Gli artigiani e i servizi di manutenzione possono far firmare i verbali di consegna e i rapporti di intervento immediatamente al termine di un lavoro. Nei settori sanitario e dell’assistenza, i moduli di consenso e le cartelle cliniche vengono acquisiti in mobilità e archiviati in conformità con il GDPR. E nei servizi di consulenza bancaria mobile, le aperture di conto e i rapporti di consulenza possono essere finalizzati direttamente durante l’appuntamento con il cliente.

L’autenticazione biometrica trasforma una firma fornita tramite un dispositivo mobile in una firma elettronica avanzata ai sensi del regolamento eIDAS. Ciò significa che: può essere attribuita in modo univoco a una persona specifica; eventuali modifiche successive ai documenti possono essere rilevate tramite la firma crittografica; e per la stragrande maggioranza dei processi aziendali privi di requisiti formali previsti dalla legge, questo livello di sicurezza è sufficiente. Se per determinate transazioni è richiesta una firma elettronica qualificata, il processo può essere esteso utilizzando signoSign/Universal tramite una connessione a un fornitore esterno di servizi di fiducia.

Integrazione nei sistemi esistenti

Le soluzioni di signotec si integrano nei sistemi CRM, ERP e di gestione delle merci esistenti tramite interfacce aperte (file system, SDK, REST API). I documenti firmati possono così essere assegnati automaticamente alla scheda cliente o alla transazione corretta senza alcuna interruzione manuale del flusso di lavoro. Per gli ambienti Windows Terminal Server e Citrix, signotec offre anche soluzioni documentate di inoltro USB per garantire che il tablet di firma funzioni in modo affidabile anche in ambienti con workstation virtualizzate.

Vantaggi dei tablet per la firma per il personale sul campo

La firma mobile elimina la necessità di passare dai sistemi cartacei a quelli digitali e rende i documenti firmati immediatamente disponibili nei sistemi a valle. La firma viene acquisita in modo biometrico ed è conforme alla normativa eIDAS; i processi di chiusura presso la sede del cliente vengono accelerati e il carico di lavoro associato alla gestione cartacea e all’archiviazione viene notevolmente ridotto. Poiché i documenti non vengono più smarriti o restituiti in ritardo, anche la fatturazione dei servizi può avvenire in modo più rapido e affidabile.

È necessaria una connessione a Internet per la firma mobile?

L’acquisizione della firma funziona offline. Una connessione è necessaria solo per la trasmissione a sistemi esterni come DMS o ERP.

Una firma acquisita su un dispositivo mobile è ammissibile in tribunale?

Sì, in quanto firma elettronica avanzata con acquisizione biometrica e sigillatura crittografica, ha un valore probatorio significativamente maggiore rispetto a una firma scansionata.

Quali sistemi operativi sono supportati per le firme mobili?

I tablet per firme signotec attualmente supportano Windows e Linux. Per iOS e Android, signotec non offre un tablet, ma piuttosto una soluzione puramente software per l’acquisizione della firma mobile.

Quanto tempo occorre per l’implementazione all’interno di un’azienda?

A seconda del panorama sistemistico e dell’ambito di integrazione, solitamente occorrono da pochi giorni a qualche settimana, compresa la formazione del personale sul campo.

È possibile acquisire più firme per documento su un dispositivo mobile?

Sì, le soluzioni di signotec supportano più firme, ad esempio quando un cliente e un dipendente devono firmare congiuntamente un documento.

La firma digitale rende le procedure di firma sul campo più veloci, prive di supporto cartaceo e conformi alla legge, tutto in una volta. Le aziende con un elevato volume di contratti da stipulare in loco non solo risparmiano tempo nelle attività di follow-up, ma riducono anche le fonti di errore causate dalla discontinuità dei supporti e dalla perdita di documenti. Per chiunque desideri digitalizzare le proprie operazioni di assistenza sul campo, la firma digitale è uno dei primi passi più efficaci.