Firmare contratti digitalmente in Germania: validità giuridica e pratica

In Germania, in linea di principio, è possibile firmare i contratti senza vincoli di forma e quindi anche in formato digitale. Per la stragrande maggioranza dei contratti commerciali è sufficiente una firma elettronica avanzata (FEA), che potete apporre utilizzando le soluzioni signotec. Solo nei casi in cui la legge richieda espressamente la forma scritta, ad esempio per i contratti di lavoro a tempo determinato o i prestiti al consumo, è necessaria una firma elettronica qualificata (QES). Solo alcune dichiarazioni specifiche, come le disdette o le fideiussioni private, sono completamente escluse dalla forma elettronica.

Un contratto firmato digitalmente viene redatto senza stampa, spedizione né restituzione via scansione – spesso in pochi minuti anziché in giorni. I team delle risorse umane inviano i contratti di lavoro direttamente dal sistema di gestione delle candidature, i reparti vendite e acquisti stipulano contratti quadro durante la stessa trattativa e il reparto logistica conferma immediatamente le bolle di consegna sul terminale. Il vantaggio economico: tempi di elaborazione più brevi, meno interruzioni nel flusso di lavoro e una documentazione completa che indica chi ha firmato quale documento e quando.

Sì, a condizione che non si trascuri alcun requisito di forma scritta previsto dalla legge. Per la maggior parte dei contratti vige la libertà di forma: un contratto si perfeziona già con dichiarazioni di volontà concordanti, indipendentemente dal mezzo scelto. Ai sensi dell’articolo 25 del regolamento eIDAS, inoltre, a una firma elettronica non può essere negata l’efficacia giuridica solo perché è in formato elettronico. Ciò che conta, quindi, non è se si firma in formato digitale, ma quale livello di firma si utilizza.

Il regolamento eIDAS distingue tre livelli: la firma elettronica semplice (FES), quella avanzata (FEA) e la firma elettronica qualificata (QES). Solo la QES è giuridicamente equiparata alla firma autografa e può sostituire la forma scritta prevista dalla legge, nella misura in cui la forma elettronica sia ammessa. Per esempio, per offerte, contratti di vendita, contratti quadro, bolle di consegna e la maggior parte dei contratti di lavoro e delle clausole aggiuntive ai sensi della legge tedesca sulla documentazione delle condizioni di lavoro (NachwG), è sufficiente una FEA acquisita con dati biometrici. La QES è invece necessaria quando la legge richiede espressamente la forma scritta – ad esempio nei contratti di lavoro a tempo determinato ai sensi del § 14 comma 4 della TzBfG o nei contratti di prestito al consumo ai sensi del § 492 del BGB. Per i contratti di locazione di immobili ad uso abitativo con durata superiore a un anno, l’art. 550 del BGB prevede la forma scritta; in caso di vizio di forma, essi si considerano stipulati a tempo indeterminato. Per i contratti di locazione commerciale, ai sensi dell’art. 578 del BGB, è sufficiente la forma testuale. In ogni caso, permangono due eccezioni: la risoluzione di un rapporto di lavoro ai sensi dell’art. 623 del BGB deve continuare ad avvenire per iscritto a mano; la forma elettronica è qui completamente esclusa. Lo stesso vale per la dichiarazione di fideiussione di un privato ai sensi del § 766, seconda frase, del BGB. Una panoramica completa di tutti i livelli di firma è fornita dall’articolo «Confronto tra i livelli di firma: firma elettronica semplice, avanzata e qualificata».

signotec copre entrambe le modalità di firma. Per i processi FEA locali sul posto di lavoro, ad esempio in occasione della stipula di un contratto alla reception o nell’ufficio risorse umane, si utilizza signoSign/2 in combinazione con un pad per firme signotec: Il firmatario appone la firma sul pad, il software rileva la pressione, la velocità, il tempo e l’accelerazione e associa la firma al documento tramite un processo crittografico. Per la stipula di contratti indipendentemente dalla sede e per i contratti soggetti all’obbligo di QES, si utilizza signoSign/Universal: La controparte riceve un link, si identifica in base alle esigenze e firma nel browser; solo per la QES il software coinvolge inoltre un fornitore qualificato di servizi di fiducia – per una semplice FEA a distanza ciò non è necessario. La guida all’acquisto «Tablet per firme per le aziende» indica quale modello di tablet per firme è adatto per la stipula dei vostri contratti in loco.

• Risorse umane: i contratti di lavoro a tempo indeterminato, gli accordi aggiuntivi e i documenti di inserimento possono essere stipulati tramite FEFEAi contratti di lavoro a tempo determinato richiedono il QES, mentre le comunicazioni di licenziamento non possono essere presentate in formato elettronico.
• Vendite: i clienti firmano offerte, contratti quadro e contratti di prestazione di servizi direttamente durante il colloquio o tramite link, senza interruzioni nel flusso di lavoro.
• Acquisti e logistica: le bolle di consegna, le conferme d’ordine e le ricevute di merce vengono registrate sul terminale e sono immediatamente disponibili nel sistema.

Un contratto firmato digitalmente è esecutivo in sede giudiziaria?

Sì. Ai sensi dell’articolo 25 del regolamento eIDAS, una firma elettronica non può essere respinta come mezzo di prova solo a causa della sua forma elettronica. In caso di controversia, è determinante il livello di sicurezza raggiunto dalla firma.

È sufficiente una firma elettronica semplice per un contratto?

Per gli atti non soggetti a requisiti formali può essere sufficiente una firma elettronica semplice, ma questa ha un valore probatorio limitato. Per la maggior parte dei contratti commerciali si raccomanda almeno una firma elettronica avanzata (FEA).

Quando è obbligatoria una firma elettronica qualificata (QES) per un contratto?

Quando la legge richiede espressamente la forma scritta e ammette la forma elettronica, ad esempio nel caso dei contratti di lavoro a tempo determinato ai sensi del § 14 comma 4 della TzBfG o dei prestiti al consumo. Per i contratti di locazione abitativa a lungo termine, l’art. 550 del BGB disciplina le conseguenze di un vizio di forma; per i contratti di locazione commerciale è sufficiente la forma testuale.

Posso firmare digitalmente una disdetta?

No. La disdetta di un rapporto di lavoro ai sensi del § 623 del BGB richiede obbligatoriamente la firma autografa; la forma elettronica è qui esclusa.

In quanto tempo è possibile implementare un processo di firma digitale?

Con signoSign/2 e un tablet per firme, un processo FEA locale è di norma operativo nel giro di pochi giorni. Per i processi di firma a distanza, signoSign/Universal è pronto all’uso senza ulteriori requisiti; solo se è richiesta anche una firma elettronica qualificata (QES) è necessario il collegamento a un fornitore di servizi di fiducia qualificato.

Per la maggior parte dei processi aziendali, la firma digitale dei contratti è già possibile in modo legalmente valido utilizzando una firma elettronica avanzata. È fondamentale verificare preventivamente se è richiesta la forma scritta ai sensi di legge e, successivamente, scegliere il livello di firma adeguato. Con signoSign/2, signoSign/Universal e i relativi pad per la firma, signotec offre tutti gli strumenti necessari per stipulare contratti in modo legalmente valido e senza carta, ad esempio in settori quali le risorse umane, le vendite e gli acquisti.