Contratti di lavoro digitali in Germania: forma e livelli di firma

• Un contratto di lavoro non è soggetto ad alcun requisito formale e può quindi essere stipulato anche per via elettronica.
• In caso di contratto a tempo determinato, l’articolo 14, paragrafo 4, della TzBfG prescrive la forma scritta; in questo caso è sufficiente la firma elettronica qualificata (QES) ai sensi dell’eIDAS.
• Dal 1° gennaio 2025, nella maggior parte dei settori, i datori di lavoro possono adempiere all’obbligo di documentazione previsto dalla legge sulla documentazione (NachwG) in forma elettronica e scritta.
• Per i contratti a tempo indeterminato e gli accordi aggiuntivi è spesso sufficiente una firma elettronica semplice o avanzata.

Chi desidera firmare digitalmente un contratto di lavoro deve innanzitutto rispondere a una domanda: il contratto è a tempo determinato o indeterminato? Per i contratti a tempo indeterminato, in Germania si applica il principio della libertà di forma. Un contratto di lavoro può quindi essere stipulato verbalmente, per iscritto o per via elettronica. In caso di contratto a tempo determinato, invece, la legge prescrive espressamente la forma scritta. Questa differenza determina quale livello di firma debba essere utilizzato nel processo.

Un contratto di lavoro a tempo indeterminato è giuridicamente valido anche senza firma, non appena entrambe le parti hanno raggiunto un accordo sui punti essenziali. Nella pratica, tuttavia, le aziende richiedono comunque la firma per documentare in modo dimostrabile l’accordo su stipendio, mansioni e clausole accessorie. A tal fine, spesso è sufficiente una firma elettronica avanzata, ad esempio su un tablet per firme signotec in combinazione con un software di firma PDF come signoSign/2. Per l’accordo sulla durata determinata, invece, vige un requisito più rigoroso: è necessaria la forma scritta o, qualora sia ammessa la forma elettronica, una firma elettronica qualificata (QES). I contratti di formazione professionale possono essere redatti in forma testuale ai sensi del § 11 della legge tedesca sulla formazione professionale (BBiG) e trasmessi elettronicamente; in questo caso non è generalmente prescritta una firma elettronica qualificata (QES).

Indipendentemente dal contratto stesso, la legge sulla documentazione (NachwG) obbliga i datori di lavoro a mettere per iscritto e a consegnare le condizioni essenziali di lavoro. Con la Quarta legge sullo snellimento burocratico, dal 1° gennaio 2025 è in vigore una semplificazione: i datori di lavoro possono fornire tale attestato in forma elettronica, a condizione che sia accessibile al lavoratore, che possa essere salvato e stampato e che ne venga confermata la ricezione. Fanno eccezione i settori con un elevato rischio di abuso ai sensi del § 2 comma 1 della NachwG in combinato disposto con il § 2a comma 1 della SchwarzArbG, quali ad esempio l’edilizia, la ristorazione, le spedizioni, la pulizia degli edifici e l’industria della carne – in questi casi continua a valere la forma cartacea. Le imprese di questi settori dovrebbero considerare l’obbligo di prova separatamente dalla firma effettiva del contratto.

Per quanto riguarda la durata determinata, l’articolo 14, paragrafo 4, della TzBfG, in combinato disposto con l’articolo 126 del BGB, richiede la forma scritta. Ai sensi dell’articolo 126a del BGB, la forma scritta può essere sostituita dalla forma elettronica, a condizione che entrambe le parti contraenti appongano una firma elettronica qualificata (QES) ai sensi del regolamento eIDAS. Una firma apposta su un tablet per firme o una firma digitalizzata non è sufficiente a tal fine e, in caso di controversia, può comportare l’inefficacia della durata determinata e la costituzione di un rapporto di lavoro a tempo indeterminato. Chi desidera gestire digitalmente i contratti a tempo determinato dovrebbe quindi ricorrere sistematicamente alla QES, ad esempio tramite un collegamento a un fornitore qualificato di servizi di fiducia in signoSign/Universal.

Per gli accordi accessori, le conferme interne e la presa d’atto delle linee guida, nella pratica è sufficiente una semplice firma elettronica, poiché in questi casi non sussiste alcun requisito formale previsto dalla legge. I contratti di lavoro a tempo indeterminato, gli accordi di modifica e la documentazione prevista dalla legge sulla documentazione (Nachweisgesetz) dovrebbero invece essere firmati con una firma elettronica avanzata, affinché, in caso di controversia, la firma possa essere attribuita in modo univoco a una persona. Per l’accordo sulla durata di un contratto di lavoro a tempo determinato è invece necessaria una firma elettronica qualificata (QES) se si intende sostituire elettronicamente la forma scritta prevista dalla legge. Per i contratti di formazione professionale è sufficiente, ai sensi del § 11 della legge sulla formazione professionale (BBiG), la forma testuale; una firma elettronica qualificata (QES) non è generalmente necessaria. Altre clausole con requisiti formali specifici, come ad esempio un divieto di concorrenza post-contrattuale ai sensi del § 74 HGB, devono essere valutate caso per caso in base al documento specifico. La presente classificazione non sostituisce una valutazione giuridica del singolo caso.

Per l’appuntamento in sede presso l’ufficio del personale, signoSign/2 acquisisce la firma direttamente su un tablet per firme signotec e la integra nel documento PDF in modo verificabile dal punto di vista biometrico. Per la stipula a distanza – ad esempio quando i nuovi dipendenti firmano il contratto da casa – signoSign/Universal gestisce la firma remota basata su browser, compreso il collegamento a un fornitore di servizi di fiducia per la firma elettronica qualificata (QES) nel caso di contratti a tempo determinato. Entrambe le modalità possono essere integrate nello stesso processo di approvazione, in modo che gli uffici del personale non debbano passare da un sistema all’altro.

È sufficiente una semplice firma elettronica per un contratto di lavoro a tempo indeterminato?

Sì, dal punto di vista giuridico il contratto di lavoro a tempo indeterminato non è soggetto ad alcuna forma particolare. Ai fini dell’obbligo di prova previsto dalla legge sulla documentazione, si raccomanda tuttavia di utilizzare almeno la firma elettronica avanzata, al fine di dimostrare in modo inequivocabile l’attribuibilità alla persona firmataria.

Cosa succede se un contratto a tempo determinato viene firmato solo con una firma elettronica semplice?

In assenza della necessaria firma elettronica qualificata, la durata determinata può risultare inefficace. Il contratto di lavoro è quindi considerato stipulato a tempo indeterminato.

L’agevolazione prevista dalla legge sulla prova (Nachweisgesetz) si applica a tutti i settori?

No. I settori con un elevato rischio di abuso ai sensi del § 2 comma 1 della legge sulla prova (NachwG) in combinato disposto con il § 2a comma 1 della legge sul lavoro nero (SchwarzArbG), come ad esempio l’edilizia e la ristorazione, sono esclusi e continuano a richiedere la forma cartacea.

Un contratto di formazione professionale richiede una firma elettronica qualificata (QES)?

No. L’art. 11 della BBiG (Legge sulla formazione professionale) richiede la forma scritta per la stesura del contratto. In caso di trasmissione elettronica, il destinatario deve poter salvare e stampare il documento; la ricezione deve essere comprovata.

È possibile concordare elettronicamente un divieto di concorrenza post-contrattuale?

Il § 74 HGB richiede la forma scritta e la consegna di un atto firmato dal datore di lavoro. Se la forma scritta deve essere sostituita da quella elettronica e ciò è ammesso nel caso specifico, occorre rispettare la forma elettronica ai sensi del § 126a BGB. Ciò dovrebbe essere verificato preventivamente dal punto di vista del diritto del lavoro.

Il lavoratore deve acconsentire alla prova elettronica?

Il datore di lavoro deve assicurarsi che il lavoratore possa ricevere, salvare e stampare la prova elettronica, e deve farsi confermare la ricezione.

La possibilità di firmare digitalmente un contratto di lavoro non dipende dalla volontà di eliminare la carta, ma dal tipo di contratto. I contratti a tempo indeterminato possono essere gestiti facilmente in formato elettronico, mentre quelli a tempo determinato richiedono obbligatoriamente la firma elettronica qualificata. Con signoSign/2 per gli appuntamenti in loco con il tablet per le firme e signoSign/Universal per la firma a distanza, signotec copre entrambi i casi in un unico flusso di lavoro. Contattate il nostro team per configurare il processo di firma più adatto al vostro reparto risorse umane.