Creare una firma: come creare una firma digitale conforme alla legge

Una firma elettronica può essere apposta utilizzando un tablet per firme, su un dispositivo mobile o tramite una soluzione software. Il livello di firma raggiunto ai sensi del regolamento eIDAS è determinante per la sua efficacia giuridica: semplice (EES), avanzata (FES) o qualificata (QES). Per molti processi aziendali senza requisiti formali è adeguata una FES. Se la forma scritta prevista dalla legge deve essere sostituita elettronicamente, è necessaria una QES, a meno che la forma elettronica non sia esclusa.

La scelta della soluzione più adatta dipende dal documento, dal luogo di utilizzo e dal tipo di identificazione desiderato. A tal fine, signotec offre tablet per la firma e software per flussi di lavoro sia locali che basati su browser.

Chi desidera creare una firma digitale può inserire un’immagine della propria firma autografa oppure firmare un documento elettronicamente. Un’immagine di firma inserita costituisce una firma elettronica semplice (EES). Per l’attribuzione a una persona e la prova dell’integrità del documento sono necessarie ulteriori procedure tecniche.

«Firma elettronica» è il termine giuridico ai sensi del regolamento eIDAS. «Firma digitale» indica, in senso stretto, la procedura crittografica. Nella vita quotidiana, entrambi i termini vengono spesso utilizzati in modo simile. Il confronto tra i livelli di firma offre una panoramica dei livelli giuridici.

Per le firme sul posto di lavoro o presso il punto vendita, un tablet per firme signotec rappresenta una soluzione pratica. Il sensore rileva, tra l’altro, l’intensità della pressione, la velocità di scrittura, il tempo e l’accelerazione. Il software crittografa i dati biometrici e li associa al documento. Una firma crittografica rende riconoscibili eventuali modifiche successive al PDF.

La guida all’acquisto «Tastiera per firme per aziende» indica quale tastiera è più adatta al luogo di utilizzo e alle esigenze di visualizzazione. Il link alla guida sarà disponibile qui dopo la sua pubblicazione.

In viaggio, la firma può essere acquisita direttamente sullo schermo di un dispositivo mobile compatibile. Il software utilizzato determina quali caratteristiche vengono registrate e in che modo vengono associate al documento. Su iOS e Android, signotec utilizza l’app signoSign per iOS/Android, che acquisisce la firma tramite dito o stilo sul display.

Se è necessario anche un pad, è possibile utilizzare un compatto signotec Sigma insieme a un laptop. In questo modo si evitano la stampa, la scansione e il successivo trasporto dei documenti cartacei.

Con signoSign/2, il software desktop di signotec, è possibile implementare procedure di firma locali sul posto di lavoro. Per le firme basate su browser, sia in loco che da remoto, si utilizza signoSign/Universal: il firmatario riceve un link ed effettua la firma nel browser.

È possibile apporre una firma elettronica qualificata (QES) se si dispone della licenza corrispondente e se è collegato un fornitore di servizi di fiducia qualificato. Il fornitore si occupa dell’identificazione qualificata necessaria e dell’emissione del certificato. Per una semplice firma a distanza, questo collegamento non è generalmente necessario.

Il regolamento eIDAS distingue tra EES, FES e QES. Un’EES può essere sufficiente per atti non soggetti a requisiti formali, ma di solito ha un valore probatorio inferiore. Una FES deve essere chiaramente attribuibile alla persona che firma e deve rendere riconoscibili eventuali modifiche successive apportate al documento firmato. La QES ha lo stesso valore giuridico della firma autografa (art. 25, comma 2, del regolamento eIDAS).

La necessità di una QES dipende dai requisiti formali previsti dalla legge nel caso specifico. In alcune procedure, la forma elettronica è espressamente esclusa. Scegliete quindi il livello di firma in base al documento e al rischio. I principi fondamentali dell’eIDAS e il confronto tra i livelli approfondiscono la classificazione giuridica.

Come posso creare gratuitamente la mia firma digitale?
È possibile generare gratuitamente un’immagine della firma. Si tratta di una semplice firma elettronica. Per una FES o una QES è necessario un procedimento di firma adeguato.

Una firma tracciata sullo schermo è valida?
Può costituire una firma elettronica semplice. La sua idoneità per una specifica procedura dipende dai requisiti formali e dai criteri probatori.

Come si crea una firma elettronica avanzata?
Utilizza un software di firma adeguato, che identifichi in modo univoco la persona e renda riconoscibili eventuali modifiche successive al documento. A tal fine, un tablet per la firma può acquisire caratteristiche biometriche.

Posso firmare in qualità di rappresentante?
Sì, se siete autorizzati a farlo. Il potere di rappresentanza e una chiara identificazione devono essere verificati separatamente dal livello tecnico della firma.

È necessaria una connessione a Internet?
Non è obbligatoria per l’acquisizione locale con tablet e software desktop. Le firme a distanza basate su browser e il trasferimento a sistemi esterni come DMS o ERP richiedono una connessione, a seconda della procedura.

Conclusione

Una firma elettronica può essere creata sul posto di lavoro, in mobilità o nel browser. È fondamentale scegliere il livello di firma adeguato. Con i tablet per la firma, signoSign/2 e signoSign/Universal, signotec supporta diversi processi di firma. Prima dell’implementazione, verificate i requisiti formali e il flusso di lavoro desiderato.