Les signatures numériques dans les cabinets d’avocats : des processus fluides grâce à digital|bar et signotec
Optimisation des processus – signotec ajoute collect|bar
Depuis sa création en 2018, digital|bar accompagne les conseillers fiscaux et les auditeurs dans la transformation numérique de leurs processus de travail. De nombreux documents nécessitent des signatures conformes à la législation ; jusqu’à présent, cela devait souvent être effectué manuellement ou impliquait un processus complexe faisant intervenir plusieurs systèmes. Le défi : trouver une solution uniforme, sécurisée et efficace pouvant s’intégrer au logiciel de gestion des processus existant, collect|bar.
La solution : collect|bar + signotec
Grâce à l’intégration des tablettes de signature signotec Sigma et Delta et de la plateforme signoSign/Universal Cloud, les documents peuvent être transférés directement depuis une grande variété de systèmes (DATEV, Wolters Kluwer, Kanzleiland, Nextcloud, ecoDMS et bien d’autres) vers collect|bar et signés électroniquement.
- Les champs de signature peuvent être placés de manière flexible : les documents peuvent être personnalisés individuellement avant la signature.
- Signatures électroniques avancées et qualifiées : les clients peuvent utiliser la FES ou la QES, sur place ou à distance.
- Stockage sécurisé et conforme aux exigences d’audit : les signatures sont stockées sous forme cryptée dans le document ; les journaux d’audit et les données biométriques sont disponibles
- à des fins d’identification ou de résolution des litiges.
- Convivialité : tant l’envoi externe pour signature que la signature locale sont intuitifs et ne nécessitent que peu de formation.
Grâce à l’intégration transparente des produits signotec, les cabinets d’avocats bénéficient de flux de travail efficaces, de processus sans rupture de support et d’une documentation conforme à la législation, tout en réduisant les montagnes de papier dans leurs bureaux.
Avantages de l'intégration de signotec
- Signatures numériques transparentes : en local et à distance
- Intégration transparente dans collect|bar : les processus peuvent être contrôlés directement depuis le logiciel
- Gain d’efficacité : flux documentaire plus rapide, mises à jour automatiques
- Sécurité juridique : FES et QES conformes au règlement eIDAS
- Archivage sécurisé : journaux d’audit et données biométriques inclus
- Personnalisation flexible : champs de signature, épaisseur des lignes, couleur et modifications directement dans le document
« Les produits signotec permettent de signer des documents en toute simplicité grâce à leur intégration poussée dans collect|bar. Que le document soit envoyé à l'extérieur pour être signé ou signé en interne à l'aide des tablettes de signature, ces deux options sont si simples à utiliser, grâce à une interface conviviale et intuitive, qu'aucune formation approfondie n'est nécessaire. »
Conclusion : des signatures numériques efficaces pour les cabinets d'avocats
Le partenariat entre digital|bar et signotec offre aux cabinets d’avocats une solution sécurisée, fluide et efficace pour les signatures numériques. Les processus sont accélérés, les documents sont archivés de manière à garantir la traçabilité, et la consommation de papier est réduite — le tout directement intégré à collect|bar, que ce soit sur site ou à distance.
À propos de digital|bar
La société digital|bar GmbH, basée à Wiehl, est spécialisée dans les solutions complètes de numérisation destinées aux cabinets de conseil fiscal et d’audit. Avec un portefeuille de plus de 1 000 entreprises, digital|bar propose des solutions matérielles et logicielles sur mesure, notamment collect|bar et scan|bar, qui couvrent l’ensemble du processus, de la saisie des documents au traitement entièrement numérique.
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