Caso pratico Ecovis: collaborazione digitale tra studio legale e cliente

Ecovis è una società di consulenza che, con oltre 100 uffici in Germania, assiste le medie imprese in diversi settori. Al fine di garantire e promuovere in modo sostenibile l’attività economica dei propri clienti, Ecovis riunisce le competenze specialistiche e settoriali a livello nazionale e internazionale di tutti i commercialisti, revisori dei conti, avvocati e consulenti aziendali. In questo contesto, la digitalizzazione è chiaramente al centro dell’attenzione. Ecovis lavora costantemente per digitalizzare in modo efficiente i processi relativi ai servizi e allo studio legale, al fine di ampliare e migliorare la collaborazione senza carta con i clienti.

In una prima fase, Ecovis ha introdotto il sistema di gestione dei documenti DATEV DMS. Successivamente, il gruppo di studi legali ha cercato una soluzione che consentisse di firmare i documenti in conformità con l’eIDAS e senza interruzioni di formato, per poi integrarli e archiviarli facilmente nei processi digitali.

Con DIGISign, Ecovis ha trovato ciò che cercava. Nel maggio 2019, il gruppo di studi legali ha avviato la fase pilota della soluzione in alcuni studi, integrando così lo strumento in modo ottimale nei propri processi. Nell’autunno 2019 è poi iniziato il rollout per Ecovis Germania. Il feedback dei clienti e dei collaboratori dello studio è già estremamente positivo, tanto che l’utilizzo verrà ulteriormente ampliato.

«In passato, la segreteria redigeva i documenti, li stampava in duplice copia e li consegnava al commercialista in una cartella per le firme. Successivamente, il commercialista firmava entrambe le copie insieme al cliente. Una copia originale veniva conservata dal cliente, mentre la seconda veniva scansionata dalla segreteria, archiviata digitalmente e conservata anche fisicamente in un raccoglitore. Un processo che richiedeva tempo e impiego di personale“, così Thomas Schnellhammer, responsabile dello studio Ecovis di Passau, descrive il processo di firma prima dell’introduzione della firma elettronica con DIGISign.

DIGISign serve ai clienti e ai collaboratori degli studi per la firma elettronica dei documenti: questi non devono quindi più essere stampati, scansionati e archiviati. Il documento PDF da firmare viene contrassegnato nel DATEV DMS, firmato tramite il tablet di firma e archiviato automaticamente presso il cliente in modo conforme ai requisiti di revisione. In questo video scoprirete come funziona esattamente la firma elettronica avanzata con DIGISign e quali sono i vantaggi per quali studi legali.

«Non è più necessario né stampare il documento per la firma analogica né archiviare la versione cartacea e successivamente scansionare i documenti firmati per il fascicolo digitale del cliente. Il cliente riceve il documento firmato direttamente in formato elettronico e senza interruzioni di formato. Consiglio vivamente DIGISign», riassume Thomas Schnellhammer.