MHH: Contratti di cura firmati digitalmente con signotec

Ogni anno oltre 65.000 pazienti vengono ricoverati presso la Facoltà di Medicina di Hannover e ciascuno di essi deve firmare un contratto di cura al momento del ricovero. In passato questa procedura veniva eseguita manualmente su supporto cartaceo: il paziente doveva firmare tre volte ogni copia del contratto, una per sé, una per l’archivio e una per la cartella clinica conservata nel reparto. Le copie dovevano poi essere smistate e trasportate tramite il sistema di posta interna all’ufficio archivi o al reparto di competenza – un processo dispendioso in termini di tempo durante il quale talvolta capitava che copie importanti raggiungessero la loro destinazione solo dopo una serie di deviazioni.

Dal 2015, questo processo è stato notevolmente semplificato. Una volta che la tessera sanitaria è stata scansionata presso gli sportelli di registrazione del reparto centrale di accettazione pazienti, della clinica pediatrica, della clinica odontoiatrica, della clinica ginecologica, del pronto soccorso e dell’unità mobile di accettazione pazienti, i dati anagrafici del paziente vengono trasferiti direttamente nel contratto di cura tramite un software di gestione dei contratti. L’inserimento manuale dei dati anagrafici, che richiedeva molto tempo, viene completamente eliminato; è necessario inserire solo le risposte ad alcune domande aggiuntive. I contratti di cura vengono quindi firmati utilizzando le soluzioni di firma elettronica di signotec.

Nello specifico, l’MHH utilizza il software signoSign/2 in combinazione con il pad per firme signotec Sigma, integrato nell’ambiente Citrix tramite un driver Virtual Channel. Una volta configurato, il pad per firme comunica con il server tramite questo canale virtuale stabilito. Il signotec Sigma si contraddistingue per il suo design robusto e compatto, che lo rende ideale per l’utilizzo nell’ambito del ricovero mobile dei pazienti. Grazie al suo ampio sensore, anche le firme più complesse possono essere acquisite con precisione sul pad.

Il software di firma signoSign/2, a sua volta, viene utilizzato per creare e firmare a mano documenti PDF, che possono poi essere elaborati automaticamente. Le firme elettroniche avanzate create con signoSign/2 sono conformi allo standard ISO e ai requisiti del regolamento eIDAS, offrendo così affidabilità probatoria e certezza giuridica.

Questo approccio consente all’MHH di risparmiare una notevole quantità di tempo, denaro e risorse: per il paziente viene stampata una sola copia del contratto di cura; tutto il resto viene acquisito e archiviato in formato digitale oppure inoltrato a seconda delle necessità.

Oltre alla creazione dei contratti di cura, la MHH utilizza le soluzioni di signotec anche per la gestione delle dimissioni al termine della degenza ospedaliera. Grazie alla loro facilità d’uso e alle prestazioni affidabili, le soluzioni hanno ricevuto un riscontro molto positivo sia da parte del personale che dei pazienti.