Verifica elettronica delle presenze con signotec

Con l’introduzione dell’autenticazione notarile elettronica in presenza (e-notarisation), in vigore dal 29 dicembre 2025, i notai tedeschi, sotto la guida della Camera Federale dei Notai, compiono un passo importante verso la digitalizzazione.

Gli atti notarili possono ora essere facilmente redatti in formato elettronico durante la procedura in presenza e firmati utilizzando un tablet per firme, in alternativa al processo cartaceo. Si tratta di una pietra miliare per i processi notarili.

In precedenza, sebbene gli atti fossero già redatti elettronicamente, dovevano essere stampati e firmati a mano da tutte le parti coinvolte per l’autenticazione notarile. Questi atti dovevano poi essere nuovamente scansionati per il trasferimento all’archivio elettronico degli atti. Questo doppio passaggio tra supporti cartacei ed elettronici rappresentava uno dei maggiori colli di bottiglia digitali del processo e comportava un notevole dispendio di tempo e risorse. Ogni modifica o correzione richiedeva spesso diverse stampe e ulteriori passaggi – un processo dispendioso in termini di tempo e inefficiente.

Con l’autenticazione notarile elettronica tramite l’applicazione di base XNP della Camera Federale dei Notai, questi processi sono ora digitali e privi di interruzioni di supporto: i documenti possono essere creati direttamente in formato elettronico, le modifiche vengono incorporate immediatamente e le firme delle parti coinvolte vengono acquisite direttamente in formato digitale su un tablet per firme o tramite una firma elettronica qualificata (QES). Una volta completata l’autenticazione notarile, il notaio appone una firma elettronica qualificata, garantendo così l’autenticità e l’integrità del documento elettronico nel processo digitale.

L’autenticazione notarile elettronica è generalmente adatta a tutte le procedure notarili – queste includono, ad esempio, contratti di acquisto di immobili, costituzioni di società o contratti matrimoniali. Le uniche eccezioni sono alcune disposizioni patrimoniali in caso di decesso (ad es. testamenti), che devono continuare ad essere redatte utilizzando la procedura cartacea.

In questo modo, i notai risparmiano tempo, carta e costi di personale, mentre allo stesso tempo la certezza del diritto e la protezione dei dati sensibili rimangono garantite grazie alla delega di compiti alla Camera federale dei notai. I terzi privati non hanno accesso ai contenuti e i requisiti di riservatezza, integrità e neutralità sono pienamente soddisfatti.

Base giuridica

L’autenticazione notarile elettronica si basa sulla «Legge sull’introduzione dell’autenticazione notarile elettronica in presenza del notaio». Particolarmente importante è l’articolo 13a della Legge sull’autenticazione notarile (BeurkG), che recita, tra l’altro:

• Il documento elettronico deve essere firmato dalle parti in presenza del notaio – tramite una firma elettronica qualificata (QES) o tramite uno strumento per l’acquisizione elettronica della firma, come ad esempio un tablet per la firma.
• Le firme elettroniche devono essere riprodotte visivamente alla fine del documento.

Ciò garantisce la certezza del diritto, la trasparenza e la tracciabilità dell’autenticazione digitale.

Tavolette di firma di signotec: acquisizione delle firme efficiente e sicura

Con i tablet per firma signotec Sigma e signotec Omega, le parti possono apporre le loro firme direttamente in formato digitale mentre il documento viene visualizzato in modo conforme alla legge. I dispositivi sono raccomandati dalla Camera Federale dei Notai e consentono un’autenticazione notarile digitale semplice, sicura e trasparente.

Con i tablet per firme signotec Sigma e signotec Omega, le parti possono apporre le loro firme direttamente in formato digitale, mentre il documento viene visualizzato in modo conforme alla legge. I dispositivi sono raccomandati dalla Camera Federale dei Notai e consentono un’autenticazione notarile digitale semplice, sicura e trasparente.
Il vostro valore aggiunto in sintesi:

• Conforme alla legge: soddisfa i requisiti della Sezione 13a della Legge Notarile Tedesca (BeurkG) – le firme vengono acquisite elettronicamente e riprodotte visivamente nel documento.
• Integrazione diretta: perfetta integrazione nel flusso di lavoro XNP – pronti all’uso immediato sulle postazioni di lavoro locali grazie alla tecnologia plug-and-play.
• Server terminal: sui server terminal, i dispositivi possono essere utilizzati come versioni FTDI o con il driver della porta VCOM.
• Nessuna interruzione del supporto: tutte le fasi sono digitali – le stampe sono solo opzionali e non sono necessari passaggi intermedi manuali.
• Risparmio di tempo e risorse: flusso di lavoro efficiente grazie alla gestione centralizzata, alle modifiche immediate e alle firme digitali.

Grazie alla combinazione dell’applicazione base XNP e dei pad signotec, potete contare su una configurazione notarile sicura, digitale e a prova di futuro. Ciò garantisce che l’autenticazione notarile non solo venga eseguita in modo più efficiente, ma anche nel rispetto della legge, in modo trasparente e senza discontinuità dei supporti – un vero passo avanti per i moderni studi notarili.

Scoprite subito quanto è facile integrare i pad di firma signotec Sigma e Omega nei vostri flussi di lavoro digitali esistenti e approfittate dei vantaggi dell’autenticazione notarile elettronica in presenza.

Vuoi iniziare subito o cerchi ulteriori informazioni?

I tablet per firma signotec Sigma e Omega sono ideali per l’autenticazione notarile elettronica in presenza e sono disponibili direttamente nel negozio online di signotec.

Per l’utilizzo in ambienti con server terminale, a seconda della configurazione di sistema, è necessaria la versione FTDI del Sigma (codice articolo ST-ME105-2-FT100 o ST-BE105-2-FT100) oppure, in alternativa, il driver della porta VCOM.

Ulteriori informazioni tecniche e organizzative sulla certificazione elettronica della presenza e sull‘applicazione di base XNP sono fornite dalla Camera Federale dei Notai nella sua sezione di aiuto online: Manuale della Camera Federale dei Notai sulla certificazione elettronica

---

Fonti:

• Comunicato stampa della Camera Federale dei Notai sulla certificazione elettronica della presenza in persona del 12 dicembre 2025
• Legge sulla certificazione elettronica della presenza