Servizio „Firme digitali ad Amburgo“: invio semplificato delle domande nelle procedure specialistiche

Nell’ambito di un progetto di digitalizzazione, Hamburg Service – un’unità organizzativa operativa – ha integrato le firme elettroniche direttamente nei sistemi specialistici dell’amministrazione. L’obiettivo del progetto è consentire la presentazione e l’elaborazione dei documenti di identità ufficiali senza alcuna interruzione nei sistemi specialistici OK.EWO (anagrafe e registrazione dei residenti) e Paula.GO (questioni relative alla carta d’identità e al passaporto).

I cittadini possono firmare elettronicamente le loro richieste direttamente in ufficio. Le firme acquisite vengono trasferite direttamente nei sistemi specialistici senza alcuna interruzione e lì elaborate.

Ambito del progetto e soluzione implementata

Nell’ambito dell’implementazione, sono stati implementati e integrati nel panorama IT esistente un totale di 215 tablet per firma Delta USB e la soluzione di firma signoSign/2.
L’appalto e l’aggiudicazione del contratto sono avvenuti tramite Dataport AöR, il fornitore centrale di servizi IT per la pubblica amministrazione, nell’ambito di una procedura di gara conforme alla legge sugli appalti pubblici.

Firma digitale senza soluzione di continuità nel processo amministrativo

Il vantaggio principale del progetto risiede nella digitalizzazione end-to-end dell’intero processo: dalla richiesta e dalla firma fino all’ulteriore elaborazione nel sistema specialistico.
Il processo precedente, che prevedeva stampe cartacee, firme manuali e successiva digitalizzazione, viene completamente eliminato. Al suo posto, la firma viene apposta direttamente alla postazione di lavoro nell’area di servizio – in modo interamente digitale e senza alcuna discontinuità di supporto.

Visualizzazione estesa dei documenti sul pad di firma

Il pad di firma USB Delta consente di visualizzare i documenti in formato A4 per intero direttamente sul dispositivo.

I cittadini possono visualizzare i documenti nella loro interezza prima di firmarli e scorrere all’interno del display per esaminare comodamente anche contenuti di lunghezza considerevole. Ciò garantisce che la firma si basi sulle informazioni complete del documento.

Funzioni del software di firma signoSign/2

Il software signoSign/2 supporta l’intero processo di elaborazione e firma elettronica dei documenti in un ambiente amministrativo. Consente la creazione, la modifica e la firma di documenti PDF, nonché la loro elaborazione automatizzata all’interno del flusso di lavoro digitale.

Le caratteristiche principali includono:

• Supporto per firme elettroniche avanzate
• Apertura, modifica e firma di documenti PDF
• Rilevamento manuale e automatico dei campi di firma
• Posizionamento automatico delle posizioni di firma definite
• Controllo basato su regole dei flussi di lavoro digitali
• Invio automatico dei documenti via e-mail
• Acquisizione sicura dei dati della firma biometrica

Ciò significa che la firma elettronica è integrata come parte integrante di un processo amministrativo completamente digitale. I cittadini possono visualizzare i documenti per intero prima di firmarli e scorrere il display per controllare comodamente anche i contenuti più lunghi.

Firme elettroniche conformi alla legge

signoSign/2 genera firme elettroniche conformi alla legge in conformità con gli standard ISO e il regolamento europeo eIDAS.

L’integrità dei documenti firmati può essere verificata in qualsiasi momento senza la necessità di software o sistemi tecnici aggiuntivi. La convalida avviene direttamente sul documento stesso.

Risultato del progetto

L’introduzione delle firme elettroniche ha notevolmente accelerato e semplificato l’intero processo di richiesta.

Allo stesso tempo, l’elaborazione è stata completamente integrata nella procedura specialistica senza alcuna discontinuità mediatica, eliminando così i passaggi intermedi manuali e garantendo un’elaborazione digitale senza soluzione di continuità.

La combinazione di hardware di firma e software integrato consente l’invio e l’elaborazione delle domande in modo sicuro, efficiente e completamente senza soluzione di continuità direttamente all’interno della procedura specialistica.