Firme a distanza con DIGISign

DIGISign è un’applicazione compatibile con tutti i sistemi di archiviazione dell’ecosistema DATEV, che consente di firmare digitalmente i documenti e di archiviarli successivamente direttamente nel DATEV DMS. Questa estensione è in fase di sviluppo da parte di DATEV Austria già dal 2019 ed è disponibile sia in Austria che in Germania. Il documento PDF da firmare viene contrassegnato nel DATEV DMS, firmato elettronicamente e archiviato automaticamente presso il rispettivo cliente come revisione. Questo non solo è pratico, veloce e semplice, ma rende anche ogni studio legale ancora un po‘ più digitale.

NOVITÀ: firme a distanza con DIGISign

Finora le firme necessarie venivano apposte direttamente in loco su un pad per firme signotec. Da novembre 2021 è ora possibile ottenere anche le cosiddette „firme a distanza“ tramite DIGISign. In questo modo, il documento viene condiviso con i firmatari che non si trovano in loco, ma che possono apporre la loro firma indipendentemente dal tempo e dal luogo. Ciò avviene in modo molto semplice in quattro passaggi:

Passaggio 1: Selezionare il documento
Il documento viene selezionato, come di consueto, nel DMS e viene definita l’area per la firma.

Passaggio 2: Selezionare il contatto e inviare
È possibile selezionare il contatto desiderato direttamente dai dati anagrafici del cliente oppure inserire manualmente un indirizzo e-mail. L’invito alla firma viene inviato al contatto tramite e-mail.

Fase 3: Monitorare lo stato delle firme
In DIGISign è possibile visualizzare in qualsiasi momento lo stato dei singoli documenti approvati per la firma a distanza.

Fase 4: Archiviazione come versione revisionata
Una volta apposte tutte le firme necessarie, il documento viene archiviato nel DMS come versione revisionata del documento originale.

La nuova funzione è disponibile tramite l’applicazione web “signoSign/Universal” di signotec. La firma può essere apposta a scelta nel browser tramite tabletta di firma o su qualsiasi smartphone o tablet. DIGISign continua a supportare pienamente tutti i sistemi di archiviazione DATEV (DATEV DMS Classic, DATEV DMS e l’archiviazione digitale dei documenti DATEV). I documenti possono essere selezionati individualmente per la firma. L’accesso ai contatti memorizzati in DATEV consente inoltre di inviare i documenti in modo molto semplice sulla base dei dati memorizzati nel sistema. Il monitoraggio dello stato e il reinserimento come revisione nel DMS avvengono senza complicazioni direttamente da DIGISign.

Gli elevati standard di sicurezza di signotec mantengono naturalmente la stessa priorità anche in relazione a questa soluzione online. Ogni firma apposta in questo modo è una firma elettronica avanzata conforme alle norme ISO ed eIDAS, che è quindi chiaramente attribuibile al firmatario. Inoltre, come di consueto, in tutti i sistemi di archiviazione DATEV compatibili vengono automaticamente archiviate le relative revisioni dei documenti.

Firmare e archiviare documenti in formato digitale – sia in loco che online – DIGISign è una soluzione molto flessibile per ogni studio legale. In questo modo non solo è possibile evitare la discontinuità tra supporti digitali e analogici, ma anche ridurre il consumo di carta e migliorare l’immagine moderna e digitale dello studio.

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Desiderate iniziare subito con DIGISign o siete già utenti DIGISign e siete interessati alla possibilità delle firme a distanza? Qui potete contattare direttamente DATEV Austria.