Verifica elettronica delle presenze nel sistema giudiziario

La magistratura del Baden-Württemberg si affida ai tablet per firme signotec per digitalizzare le proprie procedure: 663 dispositivi signotec Sigma sono in uso in oltre 20 sedi giudiziarie, che vanno dai tribunali regionali e dai tribunali specializzati fino al Centro ICT della Giustizia. I tablet vengono utilizzati in particolare per la nuova opzione giuridica della certificazione elettronica della presenza.

Con la legge sull’introduzione della certificazione in presenza in formato elettronico, entrata in vigore il 29 dicembre 2025, il legislatore ha posto le basi per lo svolgimento delle procedure di certificazione in presenza interamente in formato elettronico. In determinati casi, le parti possono, anziché firmare un documento cartaceo, attestare la propria approvazione di un verbale apponendo la propria firma autografa su un dispositivo idoneo alla registrazione elettronica delle firme, come ad esempio una tavoletta per firme.

La magistratura del Baden-Württemberg si è preparata a questo cambiamento con largo anticipo: già prima dell’entrata in vigore della legge, i tribunali dello Stato erano stati dotati su tutta la linea dell’hardware necessario, in modo che la nuova opzione potesse essere utilizzata sin dall’inizio.

In totale dovevano essere consegnati 663 tablet per la raccolta delle firme alle autorità giudiziarie dello Stato – compresi tutti i 17 tribunali regionali da Baden-Baden a Waldshut-Tiengen, nonché il Tribunale regionale del lavoro di Stoccarda, il Tribunale fiscale di Stoccarda, il Tribunale sociale regionale di Stoccarda, il Tribunale amministrativo di Mannheim e il Centro ICT della Giustizia. La consegna è stata effettuata direttamente presso le singole sedi ed è stata eseguita da signotec attingendo dalle scorte in tempi brevissimi.

Una caratteristica fondamentale del progetto era che non era necessaria alcuna soluzione software separata. Il software specialistico della magistratura era già predisposto per l’integrazione con l’hardware di firma e collega i tablet per la firma tramite l’API signoPAD di signotec. L’API consente l’integrazione diretta dei tablet nelle applicazioni esistenti – un approccio comune quando le organizzazioni desiderano estendere il proprio software per includere l’acquisizione delle firme autografe.

È stato scelto il signotec Sigma. Questo dispositivo compatto acquisisce con precisione le firme, comprese le caratteristiche biometriche, tramite un sensore a penna ed è progettato per un uso continuativo in ambienti a contatto con il pubblico. In combinazione con l’API signoPAD, le firme acquisite possono essere trasferite direttamente nel registro elettronico e lì visualizzate come immagini – esattamente come previsto dalla legge.

• Soluzione digitale conforme alla normativa: un processo senza carta e senza discontinuità nei supporti: i documenti vengono creati, firmati ed elaborati elettronicamente.
• Semplice per tutti gli interessati: la firma viene apposta a mano come di consueto – per gli interessati, il processo familiare rimane praticamente invariato.
• Integrazione perfetta: i pad sono stati integrati nell’applicazione specialistica esistente tramite l’API signoPAD senza la necessità di alcuna soluzione software aggiuntiva.
• Implementazione rapida: 663 dispositivi, in oltre 20 sedi, spediti dal magazzino e consegnati nel giro di pochi giorni.

Il progetto dimostra come le autorità pubbliche possano attuare iniziative di digitalizzazione previste dalla legge in modo rapido e pragmatico: utilizzando hardware collaudato, interfacce aperte e un partner in grado di fornire anche grandi quantità in tempi brevi. Con la certificazione elettronica in presenza, la magistratura del Baden-Württemberg compie un passo importante verso procedure completamente digitali, eliminando al contempo stampe, scansioni e fasi intermedie manuali.

Il sistema giudiziario del Baden-Württemberg conta circa 20.000 dipendenti distribuiti in 196 sedi. Comprende i tribunali ordinari – costituiti da 17 tribunali regionali e 17 procure – nonché i tribunali specializzati in materia di lavoro, fiscale, sociale e amministrativa, e il servizio penitenziario. Il Ministero della Giustizia e dell’Immigrazione del Baden-Württemberg, con sede a Stoccarda, è responsabile di questo settore.

Nel nostro articolo di approfondimento potrete scoprire quali sono le disposizioni di legge applicabili e come funziona nella pratica la verifica elettronica delle presenze.